1. "できる人"はやっている!仕事のミスを確実に減らす「チェックシート」の作り方

"できる人"はやっている!仕事のミスを確実に減らす「チェックシート」の作り方

by Polska Zielona Sieć
 仕事にミスや漏れはあってはならないものです。とはいえ、人間のやることである以上、100%完璧ということはありえないのもまた事実でしょう。

 ならばミスや漏れを少しでも減らし、仕事のクオリティを100%に近づけるにはどうしたらよいのでしょうか。それは、チェックリストを作ってやらなければいけない項目を明確にし、一つ一つチェックしながら確実に仕事をこなしていくことです。ここでは、仕事の「できる人」のチェックリストの作り方と使い方を紹介します。

ルーティンワークのチェックシート

 仕事には定期的に同じことをこなすルーティンワークとそうでないものがあります。まず始めにルーティンワークのチェックシートの作り方から説明しましょう。ルーティンワークは基本的に毎回同じ仕事をするものですので、仕事の内容をチェックシートに列挙し、その仕事が済んだらチェックをつける、という形のものになります。

 まず定期的にやっている仕事を全て列挙します。これはチェックシート作成のためでもありますが、仕事の全体像を把握するのにも役立つでしょう。列挙できたらチェックをつけやすい順(時系列順、重要度順)に並べ替えてチェック欄を作るだけです。

 ここで重要なのは最初から完璧なものを作ろうと意気込みすぎないこと。チェックシートはあくまで仕事のためのツールであって成果物ではありません。後々使いづらいところがあれば改善していけばよいのです。まずは作りやすそうなところや重要そうなところから手をつけていきましょう。

 新人教育の一環として新人にチェックシートを作らせるのも有効です。教えた仕事内容を把握しているかの確認にもなりますし、あなたの時間の節約にもなるでしょう。

ルーティンワーク以外のチェックシート

 次に、毎回同じ作業を行うわけではない、流動的な仕事のチェックシートの作り方です。突発的なクレーム処理などもこれに含まれます。毎回やることが変わるのですからチェックシートなんて作りようがないと思われるかもしれませんが、日々の業務の中で自分が気をつけていることや納品前に確認していることなどは必ずあるはずです。そういったこと「何となく」で行わず、漏れをなくすためにチェックシートで可視化しておくのです。

 営業の仕事であれば、まずは客先を訪問する際の資料や持ち物のチェックリストから始めるのもよいでしょう。加えて、資料の作成の際に気をつけていること、例えば「クライアントの要望が全て満たせているか」「前回指摘された問題が改善されているか」などがあれば、それも付け加えていきます。

 他には、何かの作成物を納品する業務でしたら納品時の添付物や注意点のリスト化から始め、上記と同様に納品物の内容に関するチェック項目を付け加えていくとよいでしょう。こちらもルーティンワークの場合と同様、初めから完璧なものをつくる必要はありません。新たな視点を発見したら、その都度追加していけばよいのです。

チェックシートの運用

 チェックシートを作成したら、実際にチェックシートを使用し、運用していきます。作っただけで満足して使わないのでは全く意味がありません。初めのうちは少し面倒でも、完了した項目には必ずチェックをつけることを習慣にしていきましょう。

 チェックシートには仕事の漏れをなくすというメリットもありますが、どの仕事が終わっていてどの仕事が終わっていないのか、またこの仕事は時間内に終わらせられそうなのかなど、全体を見渡して把握できるという利点もあります。

 そして、運用していく中でチェックシートの使いにくい点や改善点を発見したら、どんどんバージョンを上げていきましょう。チェックシートは一度作ったら終わりではないのです。


 仕事の「できる人」と「できない人」の差は意外とちょっとしたことです。類まれな発想力や常人にはない行動力を持った人はほんの一握りの天才かもしれませんが、自分の仕事をコツコツとミスなく漏れなくこなすことならば誰にでもできるはず。仕事の「できる人」を目指すために、チェックシートの作成から始めてみてはいかがでしょうか。

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