1. "説明下手"ともう言わせない!部下への仕事の説明が苦手という人が短期間で"説明上手"になる方法

"説明下手"ともう言わせない!部下への仕事の説明が苦手という人が短期間で"説明上手"になる方法

by greenfields2008
 管理職の仕事の一つに、「部下を育成すること」があります。部下を育成するためには、部下に仕事を任せる必要があるでしょう。管理職自身がどんなに優れたパフォーマンスを発揮する人物であっても、1人で全ての仕事を処理することは出来ません。仕事を他人に任せることが苦手であっても、部下を独り立ちさせるためには、仕事を任せる必要があるでしょう。

 部下に仕事を任せるにあたっては、部下が仕事の内容を理解できるように、説明しなければなりません。それでは、仕事を部下へ説明するのが苦手な人が、どのように対処すればよいのでしょうか。今回は、仕事を部下へ説明するのが苦手な人が、説明上手になる方法について紹介します。

1. 自分がわかりにくいと思う説明の仕方は止める

 あなたが他人から説明される時、どういう説明方法がわかりにくいでしょうか?一般的には、いきなり詳細内容を話し始めたり、前置きがくどくどと長かったり、結局何が言いたいのかわからなかったりすると、説明内容を理解することは難しいとされています。

 そこで、あなたが部下に仕事を説明する際には、「自分自身にとって、わかりにくい説明の仕方」は絶対に避けましょう。あなたにとって理解しにくいということは、たいていの場合、部下にとっても理解しにくいもの。過去の経験を振り返って、「あの説明はわかりにくかったな」と思う説明の仕方は避けるようにしましょう。

2. 説明内容に関する相手の理解度を見極める

 説明する相手が、日々仕事を共にしている部下であれば、あなたが説明しようとしている仕事の内容の大枠はわかっている可能性が高いため、いきなり詳細内容を説明し始めても、部下もおおかた理解してくれるでしょう。

 しかし、部下があなたが説明しようとしている仕事内容を全く理解していない場合、まずは、仕事内容の大枠の部分から説明し、その後詳細内容に話を進めていく方法が良いでしょう。例えば、森の中にある木について話をするなら、いきなり「木」の部分を話すのではなく、全体の「森」の部分から話をして、「森」が理解できたら、「木」の部分に話を進めていくイメージです。

 具体的には、まず説明する仕事内容の概要を伝えます。仕事内容はそもそも何なのか、その仕事のこれまでの経緯はどういったものか、などを伝えるとよいでしょう。その後、仕事内容の詳細(いつ・どこで・誰が・何を・どうするか)や仕事のスケジュールを伝えます。

 また、説明の方法も大切です。部下質問する暇もない程、一方的に説明をしても、部下はまず理解していないと思ってよいでしょう。相手の様子を見つつ、キリの良いところで「ここまでは大丈夫ですか?」と相手の理解具合を確認しながら、丁寧に説明するべきです。


 以上、仕事を部下へ説明するのが苦手な人が、説明上手になる方法を紹介してきました。「自分中心」ではなく「相手中心」になって説明することが最も大切と言えるのではないでしょうか。

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