1. 初心者はフォーマットを活用すべし!仕事の段取りを効率良くたてるテクニック

初心者はフォーマットを活用すべし!仕事の段取りを効率良くたてるテクニック

by Takashi(aes256)
 仕事をより効率的に進めるための段取りですが、そのためのフォーマットにはどのようなものを使用すればよいのでしょうか。段取りに必要なことは、まずは優先順位がわかることです。そしてその進行具合がわかるということさらに納期から逆算して順調に行っているのかどうかを確認できるということになります。それらを盛り込み、使いやすいフォーマットがあればということになるでしょう。

スケジュール帳的なもの

 日付けと時間のメモリが入っているスケジュールのような形のフォーマットが、まずは手軽に使えるでしょう。時間の流れが一目でわかりますし、一日のスケジュールを組めば、時間ごとの進行具合が一目でわかります。また、空いている時間帯も一目で把握できますし、計画の修正もたやすいという利点があります。

エクセルファイルなら万能に使える

 そのスケジュール形式のフォーマットをエクセルで組めば、なにかと便利です。時間の流れ、仕事の量、そして重要度とセルを上手く利用することで簡単に確認や編集ができるようになります。重要度を色分けするなどしておけば、先にこなすべきことが一目でわかります。後工程の人が前の作業がどこまで進んでいるのかの確認もできるので、いつ来るのかわからない仕事をただ待つだけという事態も避けることができます。仕事の流れの中で最も多い時間のロスは、この待ち時間ではないかと思われます。それを、このエクセル形式のフォーマットを活用することで極力無くすことが可能になります。

複数のプロジェクトを管理できるフォーマット

 仕事はいくつかのプロジェクトが同時進行で進むことがあります。そこで、並列でプロジェクトを管理できるフォーマットもエクセルを使えば簡単に作れます。お互いのプロジェクトの中で、空き時間をそれぞれ共有し合うことによって、無駄な空き時間を無くすことができます。空いているセルがあれば、他のプロジェクトで予定より遅れている作業をそこに埋め込むことができるので、空き時間も有効に使えるようになります。

 以上のように、エクセルを用いてスケジュール形式のフォーマットを作っておけば、段取りをたてることはもちろん、適宜修正をすることによって効率化を進めることが可能です。フォーマット作りのポイントは、重要度がわかること、複数のプロジェクトがあれば並列で表記すること、作業する部署ごとに進行具合がわかるようにすることです。そして皆で使い勝手を向上させていければよいと思います。

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