1. 苦手意識もこれで払拭!仕事での「電話対応」が苦手という人にオススメの対策

苦手意識もこれで払拭!仕事での「電話対応」が苦手という人にオススメの対策

by Un ragazzo chiamato Bi
 会社に勤めていれば電話対応は日常茶飯事です。しかし、電話対応が苦手な人は多くいます。電話対応は企業や会社にとって、会社の顔ともなるべく重要なもの。自分が誤った電話対応をすれば、会社そのものの評価を落としかねません。ここでは、電話対応が苦手な人への対策を紹介したいと思います。

なぜ電話対応が苦手か?

 まず、なぜ自分が仕事上の電話対応が苦手なのでしょう。基本的なマナーや言葉遣いが身についていない新入社員などは、電話対応が苦手といわれています。自分の未熟さを相手に露呈することは、弱みをさらけ出してしまうことになるため、苦手意識を持つのかもしれません。

 また会社に掛かってくる電話といえば、取引先や顧客など会社の業務に関することがほとんど。そのときに自社の製品や業務に対して、十分な知識がないと答えようがなくなってしまうのです。

相手に対して礼儀をつくす

 電話対応ひとつとってみても会社によって、職務や業務は違ってくるので一概にはいえません。しかし電話の相手に礼儀をつくして懇切・丁寧に対応することは一貫していると思います。

 上司でなければ答えられない話で、上司が席を外している場合は「担当者が戻り次第、折り返します」といった最低限の対応がすべきでしょう。そうすれば、仮に電話に出た本人が業務内容に対して知識が不足していると判断されても、評価が悪くなるといったことはありません。

自分なりのマニュアルをつくる

 仕事の電話に出ても自分では答えきれない領域があると分かっているからこそ、電話対応が苦手になってしまうのです。だからこそ、自分はどこまで答えられて、何がわからないかを、きちんと把握して対応を決めておくことが良いでしょう。

 たとえば「御社の製品について具体的な機能や仕様を知りたい」という顧客からの問合せに自分が答えられないと分かっていれば、「では担当の技術部におつなぎします。」だったり「詳しくお調べしてもう一度ご連絡します。」ということができます。即座に判断し、相手を待たせないことが大切です。


 仕事上の電話対応は誰しも最初は苦手としていることです。しかし、電話で自分が何を的確に答えることができて、どういった問題には対応できないかを理解すれば自然ととるべき対応が見えてくるはずです。自分で対応できなければ担当者に取り次ぎ、担当者が席をはずしていれば、速やかに折り返す旨を伝えるようにしましょう。

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