1. メールチェックの時間帯を決めておく!仕事の時間を無駄に過ごさないためのコツ

メールチェックの時間帯を決めておく!仕事の時間を無駄に過ごさないためのコツ

by spinster cardigan
 1人1台パソコンが席に用意されていることも珍しくない現代。パソコンがなければ仕事にならないのは事実ですが、パソコンに向かっているだけで「仕事をしている」ような気持ちになるのもまた事実。書類の体裁を整えたりメールチェックとその返信に追われているだけで、一日はあっという間に過ぎてしまいます。仕事の効率化を進めたうえで、もっとその先の仕事に目を向けてみましょう。

メールチェックの時間帯を決める

 一日に何度も受信確認をしていないでしょうか。速やかに返信が必要な件もありますが、それを当たり前にしてしまうと、先方も1時間後に返事が来て当然と思われます。まずは朝一番にチェックしましょう。後は別の業務を挟んで、午前中に休憩がてら、昼食で離席前、昼食後午後一番、外回りから戻った後、そして退社前。このように他の業務の合間のいわゆる休息時間にコーヒーを片手にメールチェックをする。仕事に緩急をつけることで1日分の業務に対し上手にエネルギー配分をするコツと言えます。その都度返信をするのは「至急」の案件のみです。あとはチェックのみにして、まとめて処理をします。

「至急」案件とその他の案件を瞬時に分類する

 メールチェックの際には受信トレイに沢山のメールが届きます。受信段階で細かくフォルダごとに自動振り分けを行う方もいますが、あまりに細かく分けてしまうとそれぞれをクリックし未読メッセージを探すことになるので、場合によっては効率が悪いことも。特定のあて先など、後でまとめて見る方が効率が良いものは直接フォルダに自動振り分けすることをオススメしますが、その他の件については一度全て受信トレイに入るようにすると、その日のメールに掛かる仕事量を可視化出来ることになります。

 帰宅時点では受信トレイには1つもメールがないことが理想ですが、場合によっては明日以降処理する案件が残っているかもしれません。このようにポイントを押さえてチェックすることで無駄に時間が割かれることばなくなりますし、未処理の案件も一目瞭然です。是非おためし下さい。

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