まずはこれを使ってみよう！仕事の「段取り」が行いやすくなる3つのツール

　仕事を効率よく進めるために必要不可欠となるのが段取りです。無駄を省き先の仕事を見通して今やるべきことを行う、そのためにはまず計画を立てることが必要と言えるでしょう。

　その計画は、仕事の流れを加味した上で無駄も無理もないようにしなければなりませんし、そして滞りなく進行しているかの確認も行えるものでなければなりません。そのために、段取りを効果的に進めるためのツール選びも重要となります。ここでは、仕事の段取りを効果的に進めるためのツールを紹介したいと思います。

　段取りを上手く進める上で、まず思い浮かぶものは手帳だと思います。スケジュールの管理に関しては作り込まれているため、段取りの管理とは非常に相性が良いです。また。スケジュール管理をしている人であれば、常時持ち歩いていると思うので、常に段取り通りに進行しているかどうかのチェックも不自由なく行うことができます。あとは優先順位の管理などを工夫すれば、最も手軽に活用できるツールになるでしょう。

　手帳の唯一の課題としては、バインダー式でない限りは紙面に制限があることです。もちろん、バインダー式手帳にリフィルを追加する形であれば問題ありませんが、普段は綴じ手帳を使用している方であれば、ノートを新たに用意するという手段もあります。

　利点は自分の使い易いように紙面をカスタマイズできることにあります。そして、紙面に制限が無いので、追加や修正が入っても柔軟に対応できるところです。

　手帳やノートのように気軽に持ち運びはできませんが、段取りを組む上で非常に強力なツールとなるのが、エクセルでしょう。時間や重要度、緊急度などをデータ化することにより、簡単に予定を組むことができますし、編集も簡単です。

　また、マクロを利用することによって通知機能を持たせるといった自由度の高さが利点になります。さらに、サーバに置くことによってチームメンバー間で共有することもできるので、グループワークを行っている場合は、その便利さを重宝することになるでしょう。

　以上のように、段取りを上手く進めるためのツールとしては様々なものがありますし、使い勝手や携帯性などを考えて、使い易いものを選ぶことができます。それぞれ利点もありますし、不得手な部分もありますが、自分自信の目的に合ったものを選べば良いでしょう。

　どのツールにも言えるのですが、使いこなすポイントは、とにかく簡単にすぐに利用できるものにするということ。段取り自体が仕事になってはいけません。あくまでも仕事を進める上での道具に過ぎないので、目的はあくまでも仕事をスムーズに進めるということを忘れないようにするべきでしょう。