1. シーン別に分けて考える!グループワークにおける「タイムマネジメント」の重要性

シーン別に分けて考える!グループワークにおける「タイムマネジメント」の重要性

by alant79
 グループワークとして仕事を進める際、個々のタイムマネジメントは仕事をする上で重要です。多くの場合、なし崩し的にプロジェクトを進めて、時間と格闘する結果になっています。ここでは、チーム単位のタイムマネジメントの重要性について記載します。

1.前提

 タイムマネジメントを実践するには、まず個々の業務=タスクが何か?を明らかにする必要があります。タスクを明らかにすることによって、まずミクロで見た時に、まず個人が行わなければならないことが明らかになります。抱えているタスクについてまず本人が理解していないと、タイムマネジメントはおろか、マネジメントすら不可能になってきます。リーダーは書き出されたチームメンバーのタスクについて工程表にまとめておき、理解しておきます。

2.午前

 出社したら午前中にチームリーダーは朝会を実施します。各チームメンバーのタスクの整理と今日やること、明日やることを明確にします。また、今日やることについて、何個のタスクを何個終了させるのか?をリーダー、メンバー共に共有します。メンバーは自分のタスクを明確にすることで、今日やることのセルフ・タイムマネジメントを明確にでき、実行します。リーダーは工程表と照らし合わせて逆算し、全タスクが終了するまでのリードタイムを明確にし、進捗を管理できます。朝会はなるべく短時間で済ますことがポイントです。

3.午後

 メンバー個々に設定したタスクをこなしていきます。一日で決められたタスクを終了させるために、今日やることを終業時間までに逆算して取り組みます。設定したタスクに抜け・モレがある場合、タスクを最適化するために思い付いたアイデア、新たに発生する可能性のあるタスク等を発見した時点で、メモに書き出しておきます。

4.終業前

 終業前(約30分前)を目途に、各個人が今日終了させたタスクと、進捗状況について各自リーダーに発表します。リーダーは報告を受け、作成した工程表をもとに進捗具合をチェックします。終了させたものは工程表に終了とわかるマークを付け、終了しなかったものについてはその原因と終了までの想定時間を逆算して、一人に振ればよいのか、複数のメンバーで平行に走る方が良いのかを決定し方針を決め、メンバーへ伝達します。

5.週次ミーティング

 各週の終わりには週次ミーティングを実施します。一日のタスクというミクロで見たものから、ちょっとだけマクロへとサイズを広げて、グループワークとしての進捗状態を見える化してメンバーと共有し、課題と評価を実施します。

 グループワークで一番大事なのは、複数の人数がいかに効率よくタスクをこなしていけるか?という各個人単位、プロジェクト単位のタイムマネジメントです。日々の短時間での管理と整理、週次での整理を実施していくことで、プロジェクトの進捗は随分変わるものです。

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