1. 手間を省くは勘違い!間違いがあってはいけない仕事を確実にチェックする際の注意点

手間を省くは勘違い!間違いがあってはいけない仕事を確実にチェックする際の注意点

by TANAKA Juuyoh (田中十洋)
 仕事の一連の流れの中で、行う過程も大切ですが最終的なチェック過程も大切です。行う過程がどんなに優れていても最終的な成果物に誤り等があると仕事の質としては下がります。間違いがあってはいけない仕事、最終段階に関わる仕事等の場合は最終的なチェックを特に気をつけなくてはなりません。またチェックをする際には向こう見ずにやるのではなく次の事に注意して行うのが望ましいです。

【1】事前の注意点

 まずチェックする視点ですが、目に付く部分や携わった部分だけ単に確認するだけでは質は良いとはいえず、水面下の間違いに気づかないこともありますので適切な視点からチェックする必要があります。仕事の規模や重要性が上がれば尚更です。この為、事前にチェックの視点を整理したチェックシートを作成してからチェックを行う望ましいです。チェックシートの作成は同種の仕事で既に使用したものがあればそれをベースに作成する方が過去のノウハウ吸収にもなり望ましいでしょう。

 ですがそのまま流用するのではなく仕事の内容に合わせチェック項目や内容を都度整理する必要があります。また、この際一人ではなく複数の有識者の視線をもとに整理するのが大切です。

 更に念を入れる場合やチェック作業を当事者外の人に委託する場合等は、チェックシートだけでなくチェックマニュアルや手順書等も作成すれば精度はより上がるでしょう。この他にもチェック作業日程を考慮する等、無理のないスケジュール計画を事前に作成する事も大切になります。

【2】チェック時の注意点

 実際にチェックする際の注意点としては、まずは一人で行う事は出来る限り避ける事です。複数人でのクロスチェック体制で行う、チェック後更に別の人が2段チェックを行う等が精度を上げるには望ましいです。

 一人で行うとチェックシートはあったとしてもチェック内容により主観が出てしまい間違いを生む原因となりかねません。人間なのでイージーミスも起き、気づかない可能性も出てきます。チェックは出来る限り複数人体制で行うのが望ましいでしょう。

 また、チェックをする際の体調管理、時間管理も大切。一人でも複数人であっても、体調が優れないまま行ったり長時間続けて行ったりすると細かな間違いに繋がります。確実なチェックを行うには各自が事前に体調に配慮し、良いコンディションの状態で行う事や、チェック量が多く長時間掛かる様であれば、小分けにし日を改めたり都度別の人と交代して行う等の心掛けが大切です。

【3】その他の注意点

 チェックは仕事の過程の中で大事な部分ではありますが、だからといって慎重に行い過ぎて、その仕事の過程で大部分の時間をチェック時間が占めるような状態は望ましくありません。性格等によっては同じ部分を何度も繰り返しチェックしたり、関連の薄い所まで範囲を広げてチェックしようとする人もいるでしょう。

 ですが、これは精度は上がるかもしれませんがチェック内容によっては終わりが無い事もありますし、仕事は質だけでなく時間も考慮しなくてはなりません。この為にもチェック項目やチェックのポリシーを定めて行い、慎重かつある程度効率を考えて行う事が望ましいでしょう。


 チェックはこのような点に注意し、計画性やポリシーを持って行う事で精度向上が期待出来ます。ただし、どこまで徹底するかは仕事の重要性や状況等も踏まえて考慮する必要がありますし、また仕事の種類によっては別の方法が必要になる事もあります。ここで取り上げた点も注意しつつ更にそれぞれの仕事に合わせた配慮をし行う事で良い結果に繋げれられるでしょう。

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