1. 「優先順位→タスクわけ→段取り」の流れを覚えよう!仕事における段取りの組み方

「優先順位→タスクわけ→段取り」の流れを覚えよう!仕事における段取りの組み方

by Wolfgang Staudt
 仕事の段取りを考えるに当たって、まず最初に必要になることが仕事の優先順位を決めるということです。準備8割成功2割と言われるくらいですから、この準備段階の優先順位の決め方ひとつで、仕事のはかどり方も結果も大きく差が出るところです。そこで必要となるのが、優先順位の決め方とタスクのわけかたです。今回はその2つに焦点を当て、仕事の段取りを考えていきます。

優先順位を決める

 優先順位を決める基準となるのは、「重要度の高さ+緊急度」です。まずは重要度が先にきます。あとの仕事に影響を与えるもの、必要なものを先にこなしておくというわけです。ただ、仕事は複数のものが同時進行で進むものです。そのうちどれを先に進めればよいのかわからなくなってくるため、事前にそのリストアップをしておく必要があります。

タスクをわける

 そこで必要になるのが、仕事を細かくタスクにわける事です。すべきことを具体的に落とし込むことで、処理すべき事を順番にこなしていけるようにします。ポイントとなるのは、タスクをどのようにわけるかです。仕事は単純作業と考える必要のあるものとに大きく分けることができます。

 それらをごっちゃにしてしまうと、かなり効率は悪くなります。処理する脳の場所が違うために混乱してしまうからです。なるべく同じ種類のタスクをまとめて処理するように段取りを組んでおくことが大切です。

段取りを組む

 そして、複数の仕事が同時進行で行われる時、それぞれ連絡を待っているものや決済待ちのものなど、一時ストップするものが出てきますから、その間に他の仕事のタスクを持ってくるように段取りを組むようにします。

 コツはとにかく空き時間、待ち時間を作らないようにすること、作業系と思考系のタスクをまとめておくこと、かつ自分のペースを把握することです。どの時間帯ならどの種類のタスクが順調に進むのかを、普段の仕事の中で把握しておくことは大切です。それを段取りを組む際に考慮する必要があるからです。

 以上が仕事における段取りの組み方です。この流れをしっかり覚え、効率よく仕事をこなしていきましょう。

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