1. メンバーの進捗を知ることでチーム全体の効率化を図ろう!段取りをチームに共有する方法

メンバーの進捗を知ることでチーム全体の効率化を図ろう!段取りをチームに共有する方法

by Wolfgang Staudt
 仕事の段取りと言っても、個人で行う場合とチームで取り入れる場合があります。個人で行う場合には、当然ですが、一人で全てを決定することができますので、結果はどうあれその管理は簡単です。

 対してチームで段取りを組んで行う場合、チームメンバーそれぞれの思考と行動があるため、段取りを管理するのは一見難しそうに見えます。実際、その方法によっては、逆に効率を下げることにもなりかねません。けれども、上手く共有することによって個人で行うよりもはるかに大きな効果を発揮することもあります。ここでは仕事の段取りをチームに上手く共有する方法について見ていきます。

1. まずは同じフォーマットを共有するところから

 チームで段取りを共有するためには、サーバにスケジュールファイルを入れておき、皆が自由にアクセスできる状態にしておく必要があります。その上でいかにそれを運用していくかという話が重要です。

2. メンバーの進行状況をリアルタイムに表示させる

 チームメンバーそれぞれの予定は、通常の段取り組みと変わりません。それぞれが効率化を進めながら作業に取り組みます。チームで段取りに取り組むメリットが生まれるのはここからです。まずメンバーそれぞれの作業の進行具合をリアルタイムで表示できるようにします。それぞれ順調に進んでいる人、遅れている人がわかるようにします。

3. メンバー同士で時間のやりとりをする

 仕事に余裕のある人の時間に、遅れている人の時間を充てるようにします。つまり、フォローし合うということです。これは個人で作業している場合には不可能なことです。まさにチームだからこそできる、空き時間の埋め方です。

 もちろん、仕事が遅い人と早い人の評価を適切に行うことが条件となりますが、上手く割り振りを行うことによって全体の仕事の効率化を進めることができるわけです。チームで仕事を進めるメリットはまさに、ここにあります。メンバー同士の力を分け合うことによって、無駄な時間を生じることを防ぎ、もし緊急の仕事が入った時には対応できるメンバーに割り振ることで、臨機応変に対応することができます。

 以上が、仕事の段取りをチームに上手く共有する方法です。全員の進捗を共有することで目標の達成には誰一人欠けてはいけないという意識がメンバーに芽生えるでしょう。

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