1. その"一手間"がミスの減少につながる!仕事で感じる「不安」を解消するための仕事内容の確認方法

その"一手間"がミスの減少につながる!仕事で感じる「不安」を解消するための仕事内容の確認方法

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 仕事上で不安を感じる局面は、多かれ少なかれ、誰にでもあるでしょう。「この前作成したデータにミスはなかっただろうか」「重要書類を誤って別の人に送付していないだろうか」といった悩みは、常にビジネスパーソンにつきまとっています。

 このような仕事で感じる不安を解消するためには、仕事内容を確認することが有効です。では、不安を解消できる仕事内容の確認方法とは、どういったものなのでしょうか。

1. 重要書類は、コピーを取っておく

 「重要書類をお客様に渡してしまったけれど、あの書類の金額の数字は正しかっただろうか」「取引先に渡した重要書類に記載した日付は正しかっただろうか」といった不安への対処法として、重要な書類を提出する前に、書類のコピーを取って、手元に保管しておくことをおすすめします。

 特に、お客様・取引先など、会社外の方向けの重要書類は、一度提出してしまうと、内容を再度確認することは不可能です。念のためコピーを一部とっておき、内容をすぐに確認できるようにしておきましょう。

2. データ内容の確認は、様々な角度から検証する

 今月の売上データを使ってグラフを作る、人事データを給与処理に使用するなど、ビジネスシーンでは様々なデータを扱う機会があります。データ作成時に何らかのミスを犯してしまうと、そのデータを使ったアウトプット(グラフ・図・表など)は、何の意味をなしません。このため、データ作成にあたっては、ミスのないよう、細心の注意を払う必要があります。

 それでは、作成したデータ内容の確認はどのように行えばよいのでしょうか。その答えは、極力様々な角度から検証を行うことです。

 例えば、あるシートから別のシートに、データをコピーした場合、データ内容が正しいかどうかを確認するなら、2つのシートの各セルの数字が一致しているかどうかを確認することに加えて、2つのシートの数字の合計値が同じであるかどうかを確認するとよいでしょう。あるいは、フィルタを使って、異常に大きな値・小さな値がないかどうかをチェックしても良いかもしれません。


 以上、不安を解消できる仕事内容の確認方法を述べてきました。不安を解消するには、念をいれた確認しかありません。ここで紹介したことを参考に、仕事の確認を行うようにしましょう。

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