1. 段取りに問題がある場合はまずタスク分けを見よう!仕事の段取りが悪いと感じたときの改善方法

段取りに問題がある場合はまずタスク分けを見よう!仕事の段取りが悪いと感じたときの改善方法

by paul bica
 仕事をスムーズに進めるために必要な段取りですが、どうにもその段取りが悪いと感じることはあるものです。前持って段取りは組んでいるにも関わらず思うように仕事がはかどらないという状況です。その場合、段取り自体に問題があるのか、それとも他に原因があるのかに分かれますが、何らかの改善策は立てたいところです。今回は、その原因から明らかにしましょう。

段取り以外に考えられる原因

 仮に段取り自体に問題が無いとしたら、考えられるのは割り込みで入る仕事です。それに柔軟に対応することができない場合、段取りの組み方に問題があります。対処を考えることで改善策を立てましょう。自分の仕事で目一杯な状況では、それ以上仕事は増やしたくないものです。余計な仕事が増えれば、仕事効率は悪いものになってしまいます。

「段取りそのものが悪い」

 特に飛び込みの仕事があるわけではなく、計画通りに進めているにも関わらず遅々として進まない場合は、明らかに段取りに問題があります。そこでその見直しが必要となりますが、ポイントはタスクの洗い出しをし直してみるということです。

 仕事は実行できる形のタスクに細かく分けることになります。それを無駄なく組み立てるのが段取りです。タスクをどのように分けるかも、効率を上げるポイントとなります。例えば似通った内容のタスクならばまとめて処理した方が早く済みます。一度全て洗い出しをして、そのようなものをひとまとめにするのも改善につながります。

まとめ

 段取りを改善するには、データを取ることも必要です。それぞれのタスクにかかる時間を把握してトータルどのくらいの時間がかかるのかを知っておくことが大切です。それによって段取りの組み方も変わってきますし、自分のイメージよりも手間取ることが判れば段取り自体には問題がないことがわかります。あとは、無駄なタスクを省いたりひとまとめにしたりする工夫をすれば良いでしょう。

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