1. ポイントは「全メンバーが同じ情報を共有する」!チームにおける同時進行の仕事の管理術

ポイントは「全メンバーが同じ情報を共有する」!チームにおける同時進行の仕事の管理術

by Miss C.J.
 1つのチームで1つ、もしくは複数の仕事を同時進行するというケースがあります。その際に必要になるのが、その仕事の管理。各メンバーが仕事の全体像とゴール、そして現時点での進捗情況を正しく把握するのが管理の目的であり、また、その管理がどれくらいきちんとされているかが、仕事の成否を左右します。

 では、チームで同時進行する仕事をどのように管理すれば、仕事がスムーズに進行し、求める成果を得ることができるのか。そのコツについて、基本的なことを説明しましょう。

「目で確認」するためのシート作成

 複数のメンバーが同時進行しているチームの仕事について正しく現状を把握するためには、目で見える形で仕事を管理する必要があります。仕事のスケジュールと進捗状況がひと目で見てわかる方法を考えましょう。

 ホワイトボードやペーパーにスケジュールを記し、各自の仕事の進み具合を併せて進捗状況を記入していくという方法もあります。間違った方法ではありませんが、次々に変化する進捗状況を記録するには、やはりパソコンを使ったほうが便利です。パソコンのシートで管理すると、常にリアルタイムの情報を記入することが、簡単にできるでしょう。

リーダー、責任者がシートを作成し、状況を書き加えていく

 シートは、そのチームのリーダーか、リーダーから指名された管理責任者が作ります。リーダー自ら行うより、管理責任者をおいたほうがより機能しやすいかもしれません。とにかく、仕事のスケジュールの「枠」を決め、大まかな流れと最終的なタイムリミット、めざすべき成果目標を可視化するのです。

 そうして作られた管理シートに、メンバー各自が自分の仕事の進み具合、成果、課題などを記入していきます。パソコンで管理すると、メンバーはいつでもどこでもリアルタイムの状況を把握できるので、とても機能的です。

ポイントは「全メンバーが同じ情報を共有する」ということ

 この方法のポイントは、チーム内のすべてのメンバーが、常に同じ情報を共有できるということ。いわゆる「報連相」のすべてを、1種類のシートで管理してしまうので、「自分は聞いていない」や「報告を失念してしまった」というようなことは起こりません。また、情報伝達のミスを回避することもできるのです。

 すべてのメンバーが同じ情報を共有する。そしてその情報は常にすべてのメンバーによって提供される。そのことによって、自然にチームワークの精神も高揚しますし、チーム力もアップするのです。それを上手にマネージメントするためには、リーダー以外の「管理責任者」を置いたほうがいいでしょう。


 上記の方法を取ることによって、余計な連絡会議やミーティングを省略することができるでしょう。どうしてもチーム全員で討議しなければいけないような大きな問題やアクシデントが起こったときだけ、ミーティングすればいいので、仕事の効率は格段によくなるはずです。

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