1. 仕事で数値ミスをしない!細かい確認作業もこなせる数字チェック方法

仕事で数値ミスをしない!細かい確認作業もこなせる数字チェック方法

by Grand Parc - Bordeaux, France
 最近の企業ではパソコンや表計算ソフトの発達もあり、結構複雑な処理もできるようになりました。ところが、こういった数値を扱うことで知らず知らずのうちに間違った数値がはじきだされて困ることがあります。数値を扱うに当たって生じやすいミスの原因を考えてみましょう。

単位のチェック

 よく数字を扱う場合に間違いが起こる原因として、単位の確認を怠っていることがよくあります。個、単価、円こういったものの表記をきちんと確認せずにおこなったため、変な数字がでてくるのです。たとえば、有価証券報告書における財務諸表をみてみましょう。大きく、三つの表記があります。円単位、千円単位、百万円単位と3つあります。これを間違えると全然金額が変わりますよね。個数であっても、ダースであったり、変則的なロットで販売されている場合、くるってきてしまいます。そのため、単位を全て確認することで、大方のミスが減らせるのです。

エクセルのシートのチェック

 次によくお目にかかるのがエクセルを計算で使用して間違っていることです。これは、計算式が違っているというよりも、計算式の上に変な数字が入力されてしまって、結果として間違った数値が算出されているのです。よくよく見てみれば、エクセルの表自体にロックがかかっていない状態のものがよくあります。そのため、何かの拍子に計算式に変な数字が入力されてしまうことがあるのです。ロックは簡単なことです。どうせ、計算式はそうそう変えることはありませんので、最初からロックしておくことをお勧めします。

算出根拠となる数値が複数存在する

 たとえば、在庫品を外注の倉庫に預けている場合、社内で管理している個数と実際にある個数が違うことがあります。これらを使って計算する場合、数値が異なっている以上どうしても差異が発生します。単純に数値を扱う前に、差異が生じている原因を解決しなくてはならないのです。この場合、元を正す以外の方法はありません。数値というのは厄介で、数値で示されると真実のように思ってしまいますが、決して真実ではない場合もあります。

 最近は、エクセルが普及した関係で、数値の扱いが簡単になりました。そもそも数値が指し示す内容を理解しなければ、正確な数値は算出できません。また、エクセルを一度作ってしまったら、中身を確認しないこともあります。しっかり間違えがないかチェックしておきましょう。

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