1. 他人に見せられないリストでは意味がない!仕事のチェックができない人がやりがちな間違い

他人に見せられないリストでは意味がない!仕事のチェックができない人がやりがちな間違い

by Bert Kaufmann
 仕事をする際、身分に関わらずチェックリストを作る場面に必ず出会います。チェックリスト作りは全体の業務の中で重要性は低く思われがちですが、上司にとって書類作りの上手さは部下を評価するポイントの1つに入っています。そのため、気を抜かずに真剣に取り組む必要があります。そこで、仕事ができない人がやりがちなチェックリストを作るときに起こしやすいよくありがちな問題点を紹介していきます。

1. 細かいことまで全てチェックリストに盛り込む

 仕事のできない人は、チェックリストを作ることだけを考えてしまい、チェックリストは何をする為に必要なものなのかをすっかり忘れてしまいがちです。チェックリストはプロジェクトに必要なものや優先して取り掛かるべき仕事は何かと忘れないように確認する為のものであり、作る際は現段階で思いつく限りの必要最低限のものだけ書けばいいのです。

 「後でやったほうがいいかもしれない」や「余裕できたらやろうか」程度のものであれば会議で口頭の説明をいれ、捕捉する程度で十分です。自分が思う必要最低限のチェックリストを作ったら、一度上司に相談しチェックリストを見てもらうのがベターです。こうすることで入れなければならないものを入れ忘れてしまったケアレスミスは限りなく少なくなります。

2. チェックリストの見易さが欠けている

 仕事のできない人が作るチェックリストは、他人にとっては非常に見辛いものであることがほとんどです。チェックリストは自分だけでなく他人に見せる書類です。対外文章ほど懇切丁寧に見やすく清書をする必要性はありませんが、一番大事なものは大文字フォントにしたり、下線や傍線を付け加えるなど、簡単にできる文章の装飾は必ずしましょう。

 下手でもいいので見やすくしようという工夫は見せるべきです。そうしないと、周りから「仕事してないんじゃないの?」という評価を自然に付けてしまいます。

3. チェックリストを作るだけ作って後は見ない

 仕事のできない人はチェックリストを作ることに満足してしまい、後日チェックリストを確認して業務に取り組むことをしません。チェックリストは作業効率を上げるためのツールであり、定期的に確認することをやめてしまうとチェックリストは無駄になります。

 こうなると製作にあてた時間だけが浪費され、作らないほうがよかったと言わざるをえません。チェックリストを作ったら、朝一番で見たり、仕事終わりに一度見ておくという習慣を身に付けましょう。

 以上が、チェックリストを作るときは他人に見せるということを前提に置いて作り、毎日見ることを習慣にしましょう。そうすることで、業務の効率化が進んでいくはずです。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する