1. メールを使って少しずつ慣れよう!上司への「報連相」に萎縮してしまう人への対処法

メールを使って少しずつ慣れよう!上司への「報連相」に萎縮してしまう人への対処法

by dalbera
 社会人にとって大切なコミュニケーション「報連相」。新入社員研修などでは必ずその重要性をレクチャーされますし、練習をさせられるケースもあるでしょう。その意味や役割りについては十分理解できても、「報連相が苦手」と感じる人は少なくありません。

 特に、新入社員は上司との人間関係がまだ築けていませんし、なにしろ経験がほとんどないため、「どのタイミングでどんなふうに報連相したらいいのか。下手な報連相の仕方をしたら、上司の機嫌をかえってそこねてしまうのではないか」と考え、萎縮してしまうこともあるでしょう。では、どう対処したらいいのか、マインドの持ち方と、実際の対処法を説明します。

「報連相はもっとも簡単な日常業務」と考える

 萎縮してしまう人の共通点は、報連相を必要以上に意識してしまうことです。報連相を「難しい」と考え、「失敗したらどうしよう」と不安になる。そうすると気持ちが萎縮してしまいます。萎縮すれば上手に報連相を行えない。それを上司に注意され、さらに萎縮してしまう、という負のスパイラルに陥りやすいのです。

 まず、マインドを変えましょう。報連相は、普通の会話能力のある人なら誰でも行える簡単なコミュニケーションです。たとえば会議など、大勢の前で論理的に意見を述べたり、大きなプレゼンを発表したりするビジネスシーンと比べれば「取るに足らないこと」と言えるでしょう。そもそも、能力に関係なく誰でも行えるからこそ、会社や上司は新人に「報連相」を求めるのです。「どうってことのない日常業務」という意識を持つだけで、萎縮することはなくなるはずです。

慣れないうちは「メール」を活用する

 そのような意識を持てるようになるには、しかしある程度の時間が必要でしょう。今すぐマインドをがらりと変えることは難しいでしょう。そこでおすすめしたいのが、「慣れるまではメールを活用する」という方法。大きなトラブルやミスの報告のようなケースは、メールを使うべきではありません。

 しかし、それ以外の日常的な報告や連絡なら、メールを使った方が、上司に時間をとらせずに済みます。場合によってはメールに、「お時間が許せば、直接報告いたします」という一文を添えると良いでしょう。こうしておけば、上司の判断で、「報告するように」という連絡が入るので、「萎縮して報告や連絡ができない」ということにはなりません。

 また、相談はメールでなく、口頭ですべきコミュニケーションです。しかし相談に関しても、まずは「相談したい案件があります。お時間のあるときに伺いたいと思います」というメールを打っておけば、上司から声をかけてもらえます。「萎縮してできない」ということにはならないでしょう。


 以上、萎縮しないで報連相をする方法を簡単に説明しました。一度慣れてしまえば、本当に「何でもない日常業務」になる、それが報連相というものなのです。

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