1. 塵も積もれば山となる!効率よく仕事を進める「段取り」のコツは"小さな変化"を起こすコト

塵も積もれば山となる!効率よく仕事を進める「段取り」のコツは"小さな変化"を起こすコト

by DaveLawler
 効率良く仕事を進めることは、今や全てのビジネスパーソンにとって必須命題です。同じような仕事のアウトプットを出した2人のビジネスパーソンがいた場合、効率良く進めた人が評価されます。従来通りの仕事の進め方に満足せず、少しでも効率良くできることはないか、常に意識しながら仕事に取り組みましょう。

 効率良く仕事を進めるためには、あらかじめ段取りをつけておくことが有効です。今回は、効率よく仕事を進めるための段取りで気をつけたいことについて、紹介します。

1. 似ている種類の仕事は、まとめて片付ける

 コピーを取る、不要書類をシュレッダーにかける、郵送物の準備をするなど、あなたが抱える複数の仕事の中に、同じまたは似ている種類の仕事があれば、「今はコピーをまとめて取る時間」「今は不要書類を一気にシュレッダーする時間」といった段取りをつけた上で、一気に片づけてしまいましょう。

 例えば、コピー取りや郵送物の準備は、必要分を一気に片づけてしまう、不要書類のシュレッダーは一日の最後にまとめて行う、といったものです。

 さっきコピーに行ったと思ったら、もう一枚コピーすべき書類があって、またコピー機のところへ行く…という行動経路では、コピー機と自分の机を行ったり来たりしている時間が無駄になってしまいます。

2. 作業中はメールチェックをしない

 自分が望むもの・望まないものに関わらず、メールは随時送られてきます。メールが送られてくる都度、メールソフトを立ち上げて、未読メールを開いて…という手間は時間の無駄です。そこで、何らかの作業に取り掛かる時は、作業途中でメールを受信したとしても、一旦放置しておきましょう。作業が一段落した時点で、まとめて確認すればよいのです。 

 ただし、件名に「【至急】」という文字が入っている場合は、すぐにメールの内容をチェックするようにしましょう。

3. エクセルのショートカットキーを活用する

 ワードでの文書作成や、エクセルのデータ整備をする時によく使う動作については、極力ショートカットキーを使いましょう。例えば、

コピー→「CTRL」キーを押しながら、「C」キーを押す
切り取り→「CTRL」キーを押しながら、「X」キーを押す
ペースト→「CTRL」キーを押しながら、「V」キーを押す

 などです。ちょっとしたことではありますが、ショートカットキーを使うと使わないでは、作業の手間が大きく異なります。その他によく使う動作があれば、ネット検索するなどして、ショートカットキーを覚えてしまいましょう。


 以上、効率よく仕事を進めるための段取りで気をつけたいこといついて紹介してきました。本当に細かい部分ですが、その細かい部分を変えていくことが大切なのです。「これやっても変わらないだろ…」と思わず、まずは小さなことから少しずつ変えていきましょう。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する