1. ルールを設けて"まとめて"処理する!仕事の効率化のカギは「メールチェック」にかかっている!

ルールを設けて"まとめて"処理する!仕事の効率化のカギは「メールチェック」にかかっている!

by JAK SIE MASZ
 ビジネスパーソンにとって、仕事に関するメールをチェックするというのは、必須にして重要な仕事の一つです。できるだけ早くチェックし、できるだけ早くそれに対応するのが理想ではあります。

 しかし、メールチェックがメインの仕事というわけではありません。ですから、仕事の効率ということを考えた場合、メールのチェックの仕方を工夫する必要があると言っていいでしょう。どうすれば効率よくチェックできるか。その方法と意識の持ち方について説明していきます。

「メインの仕事を優先させる」という意識

 メールチェックと今行っているメインの仕事とのバランスを、まずは考えなくてはいけません。メールが入ってくるたびにチェックするという方法は効率的とはいえないでしょう。

 その都度、仕事を中断し、チェックしていたのではメインの仕事に対する意識がどうしても希薄になってしまいます。作業能率は当然落ちますし、集中力を欠いて、結果つまらぬミスを生みやすくなるでしょう。ですから、「メールチェックも大切だが、最優先の仕事ではない」という意識を持つことが必要になります。

メールチェックを「箸休めの仕事」と考え、まとめて処理する

 そこでおすすめしたいのが、メールチェックをいわば「箸休めの仕事」と考えて、ある程度まとめて処理するという方法です。集中力をもってメインの仕事を進め、その仕事が一段落した時、あるいは「ちょっと小休憩」という時に、メールをチェックするのです。

 メールのチェックというのは、ほかのどんな仕事とも質の異なる作業ですから、気分転換にもなります。5分か10分、「メールチェックタイム」を作りましょう。そのときに注意すべきなのが、簡単に対応できるものから処理してしまうこと。

 時間のかかりそうなものや思いがけないトラブルなどのメールについては、後からゆっくり対応すれば「処理の漏れ」がなくなります。その順番を逆にすると、単純な案件を漏らしてしまう危険があるのです。メールチェックを挟んでメインの仕事を再開することによって、また新たに集中力もって仕事を進めることもできるでしょう。

1日に4回のメールチェック

 ただし、職種によっては、そうした小休憩を取りにくいこともあるでしょう。あるいは、長い会議やプレゼンなど、なかなかメールのチェックができないシーンもあります。そういう場合は、「1日4回のチェック」を自分に義務付けるといいでしょう。

 朝、仕事を始める前と、昼の休憩、午後の3時前後、そして退社前の4回です。これくらいの頻度であれば、メインの仕事がどんな内容のものであれ、それほど無理なく行えるはずです。そして、重要メールの対応が遅れるということも起こらないでしょう。


 メールチェックのような仕事は、習慣性の高いものです。ですから、「その都度チェック」が習慣になってしまっている人は、上記の方法を参考にして、まずは「習慣を変える」という意識を持つことをおすすめします。「メインの仕事の集中力に悪影響を与えないこと」、これがメールチェックをする際に必要な心構えです。

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