1. 「タスクの選別」と「ToDoリスト」の作成が肝心!タイムマネジメントの基本的なやり方

「タスクの選別」と「ToDoリスト」の作成が肝心!タイムマネジメントの基本的なやり方

by Robin McConnell
 時間を効率的に使うためにはタイムマネジメントで管理する事が有効です。しかし、いざ実践しようとすると、どのようにすればいいのか分からない方も多いのではないでしょうか。

 毎日の仕事や雑用など、様々なタスクを効率的に消化していくためにも、時間の管理方法や仕事の進め方の順番など、時間を守るために必要なタイムマネジメントの基本的なやり方を紹介いたします。

必要なタスクの選別

 まずは、タイムマネジメントの基本的なやり方の土台部分をつくるために、仕事や雑用などのやらなければいけない事を全て書き出します。この時、仕事や雑用の優先順位やタイムスケジュールは気にしなくて構いません。

 この段階で本当にやるべき必要なタスクの洗い出しが明確に出来ていないと、後の ToDoリストを作る時にも影響してくるので、やらなくてもいい事はなるべく省くようにしましょう。

 複雑な工程が積み重なるような大きい仕事の場合はスケジュールを作りづらいので、タスクを1つにせず区切りのよい所で細かなタスクに分割しておくと、後々、優先順位やタイムスケジュールを作成しやすくなります。

 タスクの選別に使用するツールはメモ、ノート、テキストエディタなど何でも良いと思いますが、後のTo Doリストをアプリなどで管理する場合は、テキストエディタなどでタスクを作成しておくと、コピー&ペーストでTo Doリストに入力できるので効率的です。

To Doリストの作成と実行

 必要なタスクの選別が終われば、次にやるべきタスクの優先順位とタイムスケジュールを調整するためにTo Doリストを作成していきます。この時のやり方として、タスクに「緊急性」や「重要性」、「チーム単位の仕事」「個人の仕事」など、タスクをグループ分けしておくと優先順位をつけやすいでしょう。はじめてTo Doリストを作成する方はタスクの詰め込み過ぎに注意して下さい。

 To Doリストは毎日消化していかなければならないので、仕事のやりすぎを続けると疲れてしまい、途中で挫折してしまいます。To Doリストによるタイムマネジメントを続けるためにも「少しやり足りない」ぐらいの仕事の量の方が長続きするでしょう。

 また、タイムマネジメント上のコツとして、単純作業と頭脳労働を分けたり、外回りと事務作業などの仕事の種類を分けて、同じ時間帯に脳の同じ部分を使う仕事をまとめてしまえば、集中力を持続させながら効率的に作業が出来るのでおすすめです。To Doリストが完成すれば、後は実行するだけですが、その後も確実に実行できているかチェックしながら、無理のある部分や非効率な部分があれば、To Doリストを修正していきます。


 以上、時間を守るために必要な「タイムマネジメント」の基本的なやり方を紹介しました。タイムマネジメントのやり方が分からず困っているという人は、参考にしてみて下さい。

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