1. 少しの休憩で「別の自分」を生み出し添削を行う!仕事をセルフチェックするための方法

少しの休憩で「別の自分」を生み出し添削を行う!仕事をセルフチェックするための方法

by jared
 経費削減により人員は減る一方の中より多くの業務が求められる昨今。そんな中でもミスの多い仕事をしてしまえば、信頼度は一気に下がります。ヒューマンエラーと呼ばれる人的ミスはもちろん避けねばなりません。

 しかし、人間は完璧ではない以上、ミスを完全になくすことは難しいです。だからこそ、2重チェックや決裁等により複数の目で確認することで、ミスを少なくする対策が必要になります。しかし人員削減の上、タイトなスケジュールではそれも難しい場合があるでしょう。そこでセルフチェックが重要となるのです。

1. 違う視点からの確認が重要

 例えば、ある集計表を作成したとします。各資料からデータを拾いExcelに入力を繰り返す。そしてそれらのデータの入力が終わったら、その集計、平均、最大値及び最小値を算出するというシートを3時間掛けて作成しました。予定より早く仕上げたので、なるべく早く上司にメール送信して肩の荷を降ろしたいところです。

 しかし、資料からのデータ転記を誤っていれば、そもそもこの集計表は全く正確ではないことになります。セルフチェックとして再度見直しすべきところは、もちろん分かっていますが、この時点でかなり根を詰めて作業していたので、目はしょぼしょぼして肩も凝っています。

 こんな時には、まず一度休憩しましょう。目を休めてストレッチをしてリラックスします。その上でセルフチェックに入りますが、方法としては、「先ほどと同じ手順では行わない」ということです。資料を逆順から拾いチェックする、関数の参照先に誤りがないか、抜き出しで電卓を入れながら確認する等、この仕事で考えられる誤りについて抽出しながらチェックを行います。

2. 仕事完了後、一定期間を置き再度見直す

 納期に余裕があれば「半日以上寝かせる」こともおすすめです。時間を空けることで、自分が作成した書類であっても、まるで他者が作成したように新鮮な気持ちでチェックすることが出来ます。

 セルフチェックとは、自分のクセややり方を過度に信頼せず、フラットな気持ちでチェックすることに意味があります。それらの業務をこなしながら、そして単純作業と神経を尖らせる業務を交互に挟めながら仕事を行うと、集中力が下がって仕事の能率が下がることを最小限に抑えることが出来るでしょう。

3. まとめ

 このように、自分の出来得る全ての方法で確認した上で書類を世に出すことで、他者からは正確な仕事をすると認識され、自分自身の仕事に対し自信が生まれます。コツコツと実績を積み重ねていきましょう。

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