1. すぐ実践できる"時間短縮"のテクニック!会議の結論を先延ばしにしない「タイムマネジメント術」

すぐ実践できる"時間短縮"のテクニック!会議の結論を先延ばしにしない「タイムマネジメント術」

by Isa Costa
 大事な会議で議題が盛りだくさん。議論は活発に行われて欲しいものですが、思ったように時間調整できずに会議が終わってしまうこともしばしば。結局、「たくさん議論は行われたがまとめる時間がなかった。」とか「この先は次の会議に持ち越しましょう。」と言ったことにもなりかねません。ここではそんな不完全燃焼な会議を打破すべく、「会議の時間短縮のためのタイムマネジメント術」を紹介します。

タイムスケジュールを伝えておく

 会議に参加する人々は皆、「有意義な会議にしよう」と考えています。しかし、「この会議がどのように進められるのか」、また「この議論はどのくらい続けて、どの程度掘り下げたら良いのだろう」と明確に分かる人はいません。その会議に対する考えは人によってまちまちでしょう。

 そこで重要になってくるのが、司会進行役のマネジメントの仕方です。会議が始まったら、その日の「会議のタイムスケジュールを冒頭で伝える」ことで上手にタイムマネジメントすることができます。

 例えば、「今日の会議のタイムスケジュールを申し上げます。Aの案件については20分間、Bの案件は15分で議論をした後、10分でまとめてまいりたいと思います。」とこれだけで良いのです。まずは、大まかな会議のアウトラインと時間設定を一言伝えておくだけでも参加者の意識は変わります。

 また、最初にずらずらとAとBの案件についての細かな時間設定を伝えても周りは忘れてしまいます。細かい点については、その都度、前置きとして「まずAの問題点を5分で2つお考えいただき、その後発表していただきます。」というように、時間と「何をするのがゴールか」を明確に示すと良いでしょう。

会議終了は5分前を目標に設定する

 時間設定をしっかりマネジメントして臨んだとしても、やはり盛んに意見が出たりすると思うようにはいかないこともあります。そのため1〜2分の誤差が少しずつ生じてしまうと、肝心な「まとめ」の部分が足早になってしまったり、会議を時間内に終わらせようとする焦りから、まとめの本質から外れてしまうことも考えられるでしょう。

 それまでの活発な議論は良いまとめを目指してのものですから、ここは慎重に時間を確保する必要があります。ここでもう一つのタイムマネジメント方法です。

 それは、「会議の終了予定を5分早く設定しておく」ということです。時間通りに進んで仮に5分早く会議が終わっても、不快な気持ちになる人などいないでしょう。終了予定を早く見積もることで、会議を進める上でも落ちついて議論することができますし、おそらく満足のいくまとめができるはずです。


 いかがでしたか?貴重な時間を会議に割くのですから、有意義な議論ができることが望まれます。タイムマネジメント術を身につけて完全燃焼できる会議を目指してください。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する