1. "劇的な変化"よりも"小さな変化”から!明日から実践できる「タイムマネジメント」の工夫

"劇的な変化"よりも"小さな変化”から!明日から実践できる「タイムマネジメント」の工夫

by Melák
 1日が24時間であることは、仕事ができる社長であっても、新入社員であっても共通しています。しかし、同じ時間であっても、裁ける仕事量は人によって違うのです。社長は一日のうちに、責任の重い仕事を大量にさばきますが、新入社員は一つの仕事をこなすのにも時間がかかってしまいます。その違いの原因は、「タイムマネジメント」にあると言っても良いでしょう。

 タイムマネジメントとは、仕事をより効率的に進めて、限られた時間を有効に使うことを意味します。これまで3時間かかっていた仕事を、何らかの工夫によって、1時間に短縮することができれば、残りの2時間は別の仕事に充てることができたり、早く退社できるのです。残業時間の削減の必要性が叫ばれる昨今、タイムマネジメントの工夫は、全てのビジネスパーソンに必要な考え方であると言えるでしょう。今回は、より効率よく仕事を進めるためのタイムマネジメントの工夫について紹介します。

1. 仕事の重要度・緊急度を正しく把握する

 仕事には、必ず「押さえるべきポイント」があります。このポイントさえ押さえておけば、後は多少適当であっても問題はありません。「仕事は完璧に仕上げなければならない」と思い込んでいるあなた、まずはその思い込みを取っ払い、仕事の重要度・緊急度に応じて、力の入れ具合を加減してみましょう。

 それでは、仕事で押さえるべきポイントとは何でしょうか。それは、仕事の「重要度・緊急度」です。真っ先に片づけるべきものは「重要度・緊急度ともに高い仕事」です。重要度の高い仕事例としては、大口顧客A社に対するプレゼン資料の作成、全社を挙げて取り組んでいるプロジェクトの仕事、上司から直々に指名された仕事などが挙げられるでしょう。また緊急度の高い仕事例は、明日〆切の仕事、顧客からのクレーム対応などです。

 仕事の重要度・緊急度がわからない場合は、自分で勝手に判断せず、上司に確認を取りましょう。例えば、今進めているAの仕事に加えて、Bの仕事を新たに任された場合、「Aの仕事とBの仕事のどちらを優先させればよいでしょうか?」と聞けば問題ありません。

2. 進捗報告を適宜行う

 次の2点の仕事の進め方について、どちらの仕事の進め方が効率的でしょうか?

1. 任された仕事を全て自分で完璧に仕上げてから上司に確認を取る方法
2. 適宜上司に進捗報告をして、修正を加えながら仕事を進める方法

 答えは「2」です。その理由は「1」の場合、完璧に仕上げるのに一定の時間がかかることに加え、上司の確認の結果、大幅な修正が必要となった場合、修正の手間が大幅にかかるためです。こうなると、仕事の〆切に間に合わない可能性も高いでしょう。

 仕事は、あなたの自己満足で済ませられるものではありません。上司などの他人から見て納得性があって、初めて仕事と言えます。仕事の進捗報告は、上司に適宜行い、修正を加えながら完成させていくことが、仕事の完成までの近道なのです。


 以上、より効率よく仕事を進めるためのタイムマネジメントの工夫について紹介してきました。何かを劇的変えるよりも、まずは小さなことでも良いので変化を加えることが大切です。ここで紹介したことは、すぐに実践できると思うので、手始めに取り組んでみてはいかがでしょうか。

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