1. "ダラダラ"した会議は今日で終わり!時間通りに会議を進める「タイムマネジメント」のコツ

"ダラダラ"した会議は今日で終わり!時間通りに会議を進める「タイムマネジメント」のコツ

by ancasta1901
 仕事をしていると、会議を行う機会は多くあると思います。しかし、多くの会議はダラダラと進んでいき、いたずらに時間だけが過ぎてしまっているのではないでしょうか。そういった会議には「タイムマネジメント」が必要になってきます。今回は、会議を時間通りに進めるためのタイムマネジメントの方法を3つ紹介します。

1. 会議の目的や議題を書く

 会議が長引く原因の多くが、会議の議題から話題がそれてしまうことにあります。「そういえば…」と、今回の議題とは関係なくとも、その事業に関係のある話題だと、誰もが真剣に聞いてしまうものです。

 しかし、そのままずるずるいってしまうと、時間ばかりが過ぎてしまいます。今回の議題に関係のないものは、割り切って次にきちんと時間を設けることにし、司会者は話題を戻していくようにしましょう。そうすることで、会議時のタイムマネジメントの半分はできたことになるはずです。

2. 終了時間を宣言&明示する

 会議のタイムマネジメントを行うにあたって重要なのは、その時間管理の意識を会議参加者全員が共有するという事です。この会議は何時に終了するのか、会議開始時にきちんと宣言しましょう。そうすれば参加者が、そのつもりで意見などを出していくようになります。また、終了時間は、議題と共にホワイトボードなどに書き、目につくようにしておきましょう。この時間までに終わらせる、という意識を全員が常に持つようにするためです。

 また、それに加えて、ひとつひとつの案件の話し合いについても、「これは●時●分くらいまで話し合いたいと思います」と、時間の縛りを宣言しましょう。こうすることで、参加者が無駄な話をしないようになります。タイムマネジメントとは、自分一人で管理するものではなく、会議の参加者全員で共有するものだということを忘れないようにしましょう。

ストップウォッチを使う

 最後にもう一つ。参加者に、会議は限られた時間であることを強く意識してもらうために、ストップウォッチを使うという方法があります。これは社内会議限定ではありますが、終了時間宣言の5分前に、ストップウォッチを設定します。アラームが鳴ったら、議題のまとめに入るようにしましょう。

 ストップウォッチを使うことで、個々が終了時間を意識するだけでなく、終了時間に向かって意見をまとめていかなければならないという共同作業にも似た意識が芽生えてくるのです。まずは、ざっくばらんに話ができるような内輪の会議で使ってみてください。その効果が実感できると思います。


 いかがでしたでしょうか。会議のタイムマネジメントは、いかに周りの意識を高められるかにかかっているといえます。この3点のポイントを参考にしながら、時間通りかつ有意義な会議を開催してください。

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