1. 仕事の緊急度を色で把握!付箋を使ったタイムマネジメントの方法

仕事の緊急度を色で把握!付箋を使ったタイムマネジメントの方法

by photophilde
 仕事の進行をスムーズにし、なおかつその質を限られた時間の中で最大限にまで高めるための管理法が、タイムマネジメントです。それを実行するためのツールは色々とあります。例えば手帳やノート、一枚のシートなどです。

 今回はその中の一つとして付箋に注目します。紙ベースのタイムマネジメントの短所を補う活用法が、この付箋にはあります。では、その活用法にどのようなものがあるのか見ていきましょう。

色と大きさを活用する

 タイムマネジメントに必要な項目に、緊急度と作業時間があります。それを一目でわかるようにするのが、タイムマネジメントを分かりやすくするコツです。そこで例えば、付箋の色を緊急度、大きさを作業時間で分けることによって、一目でそれが把握できるようになります。一枚のシートに作業内容を書き込んだ付箋を貼るだけで、スタートからゴールまでの流れと内容がすぐに把握できます。

 また、仕事の密度もその大きさを活用することによって一目で分かることが利点です。さらに、終わった作業の付箋をはずしていけば、残っている作業は一目瞭然です。そして色を見ればそれが緊急を要するものなのか、それとも重要な案件なのかもわかるというわけです。

貼り替えできる利点を活かす

 仕事の内容に変更が生じた時、あるいは優先順位が変わった時にも、付箋を貼り直すだけで済んでしまうという利点があります。空き時間があっても、付箋の大きさがそこに当てはまらないとしたら、それはこなすには時間が足りないということもわかります。

 まるでパズルを組むように視覚的に段取りを組むことができるのが、付箋を使うことのメリットです。スケジュールの編集が楽に行えるというのは、非常に便利です。特に仕事が押していて時間が足りない忙しい中では、その手軽さが役に立ちます。

飛び込みの仕事をどこに入れるかもたやすい

 忙しいさなかに飛び込む緊急の仕事もあります。それをスケジュールの中のどこに入れたらよいのか、それも付箋であれば簡単に判断できます。付箋の空いている場所を探せばよいだけの話です。あるいは、もしそれが無いとしても、どの付箋ならば外すことができるのか、そしてその外した付箋を改めてどこに貼り直すのか、目で見てすぐにわかります。

まとめ

 付箋はタイムマネジメントとは非常に相性がよいものです。時間の管理を視覚的に行えるということは、忙しい最中にあってはかなり有効に使えるもの。そして終わったら剥がすことで、仕事が片付いていくという実感を得ることができます。

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