1. 計画性を身につける!今すぐ試したいタイムマネジメントの実践方法

計画性を身につける!今すぐ試したいタイムマネジメントの実践方法

計画性を身につける!今すぐ試したいタイムマネジメントの実践方法 1番目の画像

 時間にルーズな人は、社会人になるとその短所をなおすことが求められる。

 そんな時間にルーズな人が計画性や時間管理能力を身につけるのに効果的なのが「タイムマネジメント」だ。

 仕事もプライベートでも、予定を立てても予定通りに終わらない……という人が実践してほしい、タイムマネジメントのやり方&スケジュールの組み方を紹介したい。

「タイムマネジメント」を行うことのメリット

 具体的なタイムマネジメントの方法について紹介する前に、タイムマネジメントを行うことで得られる3つのメリットを見ていこう。

タイムマネジメントによって得られる3つのメリット

  • 仕事のゴールに対する意識づけを行えるようになる
  • 優先順位を決められるようになる
  • 計画の修正ができるようになる

タイムマネジメントで得られるメリット①:仕事のゴールに対する意識づけを行えるようになる

 仕事に期日があることを知っていても、業務をこなしている中での意識が薄ければ、時間にルーズになる。

 タイムマネジメントでゴールや期日を設定し、進行管理をしながら仕事を進めることで時間意識の改善につながるのだ。

 あとどのくらい時間があるのか、一つの作業にかけることができる時間はどれほど残されているのかが嫌でも目につくようにすれば、自然と時間意識が身につくだろう。

タイムマネジメントで得られるメリット②:優先順位を決められるようになる

 時間にルーズであるということは、「仕事の進め方」と「優先順位の付け方」の両者に問題がある状態だ。

 タイムマネジメントは、前もって優先順位をつけるものだ。

 先にすべきことを把握しておくことで、飛び込みで入った仕事をどのタイミングでこなせばよいのかも判断できるようになる。

 時間にルーズであると、とにかく飛び込みの仕事を先に進めてしまい、後々必要になる仕事を後回しにしたり、逆に作業中のタスクを終えるまで緊急で入った仕事を後回しにしてしまうかもしれない。

 飛び込みの仕事にすぐに着手しないことによって、効率の良い仕事の進め方ができるようになるのだ。

タイムマネジメントで得られるメリット③:計画の修正ができるようになる

 仕事の進め方に修正が入ったとき、柔軟に対応できるようになるのもタイムマネジメントのメリットの一つだ。

 全体的な仕事の流れがつかめていないと、どう作業の順序を変えていけばよいのか?と考えることもできない。

 タイムマネジメントを活用することにより、どの仕事の流れをどのように改善すればいいのか客観的に把握することができる。

 これによって、仕事のペースが乱れて納期に間に合わなくなるといったこともなくなるのだ。

【タイムマネジメント①】タスクの洗い出し手順

 仕事のスケジュールを組み立てるには、自分がどんなタスク(仕事・作業)を抱えているのか把握する必要がある。

①タスクを洗い出す

 まず必要なのが、タスクを漏れなく洗い出すことだ。

 ここで大切なのは、企画書の作成といったじっくり時間をかけるタスクだけでなく、資料のコピー・会議室の予約やメールの確認など、些細なタスクまで書き出すことである。 

 短時間で済むからといって確認せずに進めてしまうと、案外時間を取られてスケジュールが崩れてしまうもの。

 書き出すことによって、うっかり忘れてしまったという事態も防ぐことができるので、必ず一度書き出してみてほしい。

②タスクを分類する

 すべて書き出すことができたら、出てきたタスクを以下の4つに分類する。

タイムマネジメントをする際の「タスクの分類」

  • ⑴重要かつ緊急
  • ⑵重要だが急ぎではない
  • ⑶重要でないが急ぎ
  • ⑷重要でも急ぎでもない

 このとき、仕上げることで自分の仕事に大きな価値が生まれるものを重要度の高いタスク、近日中に締め切りが迫っているものを緊急度の高いタスクと考えて振り分けていこう。

③タスクに優先順位をつける

 分類ができたら、タスク管理はもう終わったも同然だ。あとは優先順位をつけるのみ。

 基本的に、優先順位は数字の小さい順となる。

 重要ではないが急かされている⑶のタスクをこなすことも大切だが、⑵のタスクは時間の経過とともに⑴の重要かつ緊急なタスクへ変化してしまう。

 締め切りが近づいて慌てる前に片付けてしまったほうが良いだろう。

【タイムマネジメント②】時間配分を決める

 タスクの洗い出し・分類が終わったら、タスクのそれぞれについて、いつ、どのくらいの時間をかけて取り組むのかを決める。

 その際に気をつけたいのが以下の3つの点だ。

タイムマネジメントで時間配分を決める際に注意したいポイント

  • 1. 分類番号⑴→⑵→⑶→⑷の順(優先順位が高い順)で時間を確保すること
  • 2. その中でも時間のかかるタスクから、時間枠を決定すること
  • 3. 自分の能力を過信しないこと

 重要なタスクほど、少し多めに時間がかかるもの。この3つを守ることで、少なくともそのときの最重要タスクは必ず終わらせることができるはずだ。

 また、予定を立てるときには、「このぐらいならできるはず」と仕事の難易度を低く、もしくは自分の能力を高く見積もってしまいがち。

 可能であれば、同僚や先輩に一度目を通してもらい、スケジュールに無理がないか確認してもらうと良いだろう。

 タイムマネジメントをきちんと行うには、慣れるまでに少し時間がかかってしまうかもしれない。

 しかし、タイムマネジメントを実践すれば仕事の優先順位が明確になり、予定通り仕事を終わらせて達成感や自信を得ることもできるはずだ。

 前日の夜や通勤時間をスケジューリングに活用し、今度こそ予定通りに仕事をテキパキこなしてみてはいかがだろう。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する