1. 手軽なノートでスケジュールを一括確認!タイムマネジメントの手法

手軽なノートでスケジュールを一括確認!タイムマネジメントの手法

by BONGURI
 仕事の効率を高め、締め切りまでの時間を最大限に活用することができるタイムマネジメントですが、仕事に追われて時間が無い時には、なかなかその管理にまで手が回らないと思う方も多いかと思います。考えてみれば、忙しく仕事の量も多い時にこそ威力を発揮するタイムマネジメントですから、それにかける時間が無いというのは本末転倒と言ってもよいでしょう。

 今回は手間を掛けなくても効率化のできる、タイムマネジメントの手法について紹介していきます。

1. 自分に合ったツールを選ぶ

 そもそも、タイムマネジメントとは仕事を円滑に行うためのツールであるため、そのツールのために時間を取られること自体に問題があるということです。そこでいかに時間を取られることなく、管理することができるかということにフォーカスを当てる必要があります。

 具体的にタイムマネジメントを行うにあたり、使用するツールも使い易いものにする必要があります。人によってそれは様々でしょうから、自分に合うものを選べば良いでしょう。普段持ち歩く手帳がよいのか、沢山書き込みができるノートがよいのか、あるいは編集も楽なデジタルツールがよいのか、どれでも自分に適したものを考えましょう。

 ただ、繰り返しになりますが、書き込みなどに手間がかかるものではいけません。必要な時に簡単にチェックや確認、書き込みができるものを選ぶべきです。

2. 短時間で管理できるシステムをつくる

 ツールが決まったら次に、管理しやすい形にシステム化する必要があります。タイムスケジュールは確認しやすく、仕事の進行具合が一目でわかるように、記録もすぐにつけられるように組み方を工夫しておくことです。これは時間のある時に何度も検討して、完成度を高めておくことを勧めます。最大限忙しい時のことを想定して、それでもチェックを入れることができるように改善をしていくのです。

 例えば、進行状況は多色ボールペンで色分けする、終わったタスクと残りのタスクの数、そして残りの作業に必要な時間と残された時間も一目で分かるようにする等、工夫する部分は色々あります。そして実際に使用しながら使いにくいと思う部分があれば記録しておいて、余裕が出来た時に改善します。

3. まとめ

 最小限の動作で最大限の結果を出す、これは普段の仕事においても当てはまりますが、タイムマネジメントの手法においてもそのまま言えることです。そのポイントを押さえた上で、どれだけ忙しくても短時間で管理できるようなものに完成度を上げていくことが大切です。

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