タイムマネジメントにおすすめのツール3選！自分にあった方法で時間管理の達人に！

社会人にとってタイムマネジメントは重要なスキル

タイムマネジメントのおすすめツール1．タイムマネジメントツール

タイムマネジメントツールを使うメリット 

タイムマネジメントツールは、複合的な機能を備えたツールです。

TO DOリストやカレンダーなどをバラバラに管理している人も多いのではないでしょうか。

タイムマネジメントツールでは、TO DOリストやカレンダーなど便利な機能がひとつにまとまっているものも多くあります。

さらに、タスクにかかった時間をグラフ化して、時間を「見える化」できます。時間を見える化することで、時間の使い方の見直しができたり、モチベーション向上にも繋がったりりと、自分でタイムマネジメントを行うスキルも身につけられることもメリットです。

自分の使った時間が記録されていると、緊張感が高まり集中力も上がるでしょう。

多くのタイムマネジメントツールは、スマホやパソコン、タブレットなど複数の端末からログインできます。業務中はパソコンから、移動中はスマホからなど、気になるときにすぐにチェックできることもメリットです。

タイムマネジメントツールを使うことがおすすめの人

「タイムマネジメントには手帳を使っている」という人も多いでしょう。しかし、手帳を家に忘れてしまい今日のタスクが思い出せないという経験をしたことがある人もいるのではないでしょうか。

タイムマネジメントツールは、様々な媒体からログインでき、いつでもタスクやスケジュールを見れます。

そのため、電子媒体さえあれば、いつでもどこでもタスクやスケジュールを確認できるので、家に忘れてしまったと慌てる必要はありません。

また、過去のタスクにどれほど時間がかかったかを調べられ、今後のスケジュールを作成する際に参考にすることも可能です。

効率的にスケジュールを立てたい人や、荷物を増やしたくない人におすすめです。

おすすめのタイムマネジメントツール

おすすめのタイムマネジメントツールは、「Clock It!」です。

「Clock It!」は、TO DOリストを作成できたり、タスクの作業時間を管理できたりします。

TO DOリストは、プロジェクトごとに分けて作成。重要度に分けてタスク管理ができるので、仕事に優先順位をつけてこなしたいビジネスパーソンにおすすめです。

タスクにかかった時間を計測し、記録できるので、過去のタスクと時間の使い方を比較できますよ。

チームプランを購入すると、自分だけではなく、チーム全体の作業時間を分析することもできます。

タイムマネジメントのおすすめツール2．チェックリスト

タイムマネジメントを行う際に便利なおすすめツールの2つ目は、「チェックリスト」です。

チェックリストは、簡単に自分の行うべきタスクを整理できることが特徴です。

チェックリストを使うメリット

朝一番に今日中に済ませておきたい案件を確認しても、夕方になると忘れてしまっていたという人もいるのではないでしょうか。

そんな人におすすめなのがチェックリストです。

チェックリストを作ることで、必要な仕事を見える化。タスクを頭の中で整理するよりも簡単に整理できるようになるだけでなく、タスクごとに時間配分を検討できます。

「リストの1つ目は5分で終わるから先に終わらせておこう。リストの最後は3時間程度かかるから、その他のタスクは15時までに終わらせないといけない」など、その日のスケジュールをなんとなく把握することで、タイムマネジメントがしやすくなるでしょう。

また、一日の仕事が終わった後に、自分が成し遂げた仕事を振り返ることもでき、「今日は頑張ったな」と達成感を感じれるのも嬉しいポイントです。

チェックリストは、紙や手帳などのアナログのものにさっと書き込めることもメリットです。アナログのものに長いスパンのチェックリストを作ると、タスクを見落としをしてしまうかもしれません。

短期間のチェックリストはアナログで。完成させるのに時間がかかるタスクを管理するには、デジタルのチェックリストをおすすめします。

デジタルのチェックリストの場合は、リマインダー機能があり、先の予定でも忘れることはないでしょう。

チェックリストを使うことがおすすめの人

チェックリストは、長期の予定や短期の予定など用途に応じて作れます。

会社に来てすぐ、今日一日のタスクのチェックリストを作れば、「やらなければいけない仕事を忘れてしまった」と焦る必要はありません。

また、何から仕事をやればいいのかわからない人にもおすすめです。

今日終わらせる業務のタスクのリストを作れば、何から仕事を始めればいいのかが明確になります。

またデジタルのチェックリストは、先に紹介したタイムマネジメントツールよりもシンプルなものが多く、タスクだけを管理したい人におすすめです。

チェックリストの使い方

アナログのチェックリストは紙とペンがあれば、容易に作ることが可能です。

今日やるタスクだけを書く際は、左に□を、その横にタスクを書き込みましょう。

書いたタスクからどの順にやるのか、何時までにやるのかを考え、メモしておくことでタイムマネジメントがしやすくなります。

タスクを完了したら、□にチェックマークを入れましょう。

書いたタスクを二重線で消していく方法もあります。しかし、二重線で消してしまうと、今日達成したタスクを振り返りがしにくいので、記録として残したいのであれば、チェッククマークを付けるやり方をおすすめします。

手帳にチェックリストを作ると、今まで完了してきたタスクを見られるので、自分の頑張った軌跡をいつでも振り返れますよ。

タイムマネジメントのおすすめツール3．付箋

タイムマネジメントを行う際に便利なおすすめツールの3つ目は、「付箋」です。

身近な道具である付箋を使ったタイムマネジメントツールをご紹介します。

付箋を使うメリット

机の中に一つは持っている人が多い「付箋」。かさばらず、持ち運びしやすいのでメモ帳変わりに使えます。

また、付箋はどこにでも貼っておけることもメリットのひとつ。

必ず目につく机の棚の上や、パソコン、完了させたい資料などに貼ってタスクを見える化できます。

付箋を使うことがおすすめの人

付箋を使うことがおすすめな人は「アナログでタイムマネジメントをしたい人」「突発的なタスクが多い人」です。

デジタルの媒体を使うのが苦手な人でも、付箋を使うと、簡単にタイムマネジメントをできます。

タスクができたときに気軽に書き込めるので、突発的なタスクが多い人や、忘れっぽい人にもおすすめです。

また、手帳やメモ帳でタスク管理をしていると、「余白を使い切ってしまった……」となることもあるでしょう。そんな人にも付箋がおすすめです。

タスクごとに付箋を使い分けて、手帳やメモ帳のスペースを拡大しましょう。

付箋の使い方

突発的なタスクを付箋に書き込んでTO DOリストのように使っている人が多いでしょう。

タイムマネジメントとしておすすめの方法は、「重要度を縦軸に、緊急度を横軸を書いた紙に付箋を貼り付けること」です。

優先度も重要度も高い枠にあるタスクから順に終わらせていくことで、仕事を効率的に進められます。

また、タスクが完了した付箋は、捨ててもOKですが、ボックスなどにまとめて置いておくと達成感を味わえます。

自分にあったタイムマネジメント方法を見つけよう

本記事では、タイムマネジメントをするためのおすすめツールをご紹介しました。

時間を上手に使いたいビジネスパーソンのためのタイムマネジメントツールはたくさんあります。

自分に合ったタイムマネジメントをするためのツールを選んで、効率的に仕事をこなしましょう。

【関連記事】

仕事に余裕を持ちたい……！残業せず定時に帰宅する人の段取り術

締め切りや定時前になると、「時間がない！」といつも焦ってしまうあなた。焦らず、余裕を持って仕事をしたいと悩んでいる人も多いのではないでしょうか。 本記事では、仕事に余裕を持つための方法や、いつ...

信頼関係を築く「ラポール」とは？ビジネスで使える4つの心理学テクニック

信頼関係を築くための心理学のひとつ「ラポール心理学」を聞いたことがある人も多いのではないでしょうか。 本記事では、ラポールを形成するコツや、ラポールを使った心理学テクニックなどをご紹介...

健康のために今すぐ実践してほしい3つの習慣『座らない！：成果を出し続ける人の健康習慣』

「最近体の調子が悪い」「健康が気になってきた」という方も多いのではないでしょうか。 特にデスクワークをしていると、肩こりや腰の痛みなどが気になりがちです。 本記事では、『座らない...