1. 限られた時間を最大限活用する!初心者が知っておくべき「タイムマネジメント」の基本

限られた時間を最大限活用する!初心者が知っておくべき「タイムマネジメント」の基本

by Terence S. Jones
 一日に使える時間には限りがあるけれど、仕事や用事、やりたいことは限りない、という人は多いでしょう。仕事を効率よくこなし、プライベートも充実させたいということは誰もが考えていることです。その為に有効なのが、タイムマネジメントです。ここでは、初めてタイムマネジメントに挑戦する人にも分かりやすい基本について紹介します。

1. To Doリストを作成する

 まずは、To Doリストを書きだします。その時のポイントが、2つあります。まず1つ目は、日にち別に分けることです。具体的には、「今日すること」「1週間以内にすること」「1カ月以内にすること」の3つに分けることです。メモ用紙などをこの3つに分けて準備すると、やりやすいでしょう。

 そして2つ目に、仕事や用事などを「やること」「やらなければならないこと」「やりたいこと」に分け、先ほど作った時間別のメモに入れていきます。この時、仕事の種類別にペンの色を分けて書くと分かりやすいでしょう。

 次に注意することですが、何週間かにわたるプロジェクトなどの書き方です。「今日すること」や「しなければならないこと」は、比較的決めやすいと思いますが、プロジェクトはどうすればよいでしょうか。

 このような長期のプロジェクトは、まず、締め切りを確認します。そして、その締切りより数日早い日を「マイ締め切り」に設定します。これで締め切りに余裕を持ち、取り組むことができ、仕事の確実さにもつながるのです。

 その後、「マイ締め切り」を意識したうえでプロジェクトの節目を設定します。「この仕事はこの日まで」というように、プロジェクトでしなければならないことを分けて設定し、それぞれに締め切りを作ります。いわゆる「プチ締め切り」です。これらの「マイ締め切り」「プチ締め切り」も時間別メモに入れていきます。

2. スケジューリング

 「1」で作成したメモをもとに、スケジュールに落とし込んでいきます。スケジュールに入れる時も先ほどのメモを意識し、文字の色を変えると見やすくなるでしょう。スケジュール帳は、月間・週間・デイリーに分かれていると使いやすいですが、もしなければ、カレンダーや自作のメモなどで対応します。

 まずは、月間です。1カ月以内にすることを書いたメモを参考にしましょう。月間カレンダーの欄へは「締切り」など大きなものを書き込んでいきます。例えば、「ミーティング1 PM」のように書きます。詳細は週間やデイリーを見ればよいので、細かい情報はここには書きません。分かりやすく、上手くリマインダーとして働くよう工夫してみましょう。

 次に、月間カレンダーの情報+ちょっとした情報(例えば会議室の番号など)、1週間以内にすることの内容を週間スケジュールへ書き込みます。例えば「ミーティング1PM、会議室3」などです。このときも、文字の色はそれぞれに対応したものを使うと分かりやすいです。また、週間の欄は、1週間の間かなりの頻度で見るページなので、自分の達成したい目標などを隅に書いておくことも、有効でしょう。

 最後に、デイリースケジュールです。ここには細かい情報をいろいろ書いていきますし、ここで1日のスケジューリングを行います。手帳などでは見にくい方は、1枚のメモに書くこともいいと思います。「今日することリスト」ももちろん参考にするのですが、そのリストと共に考えるべきポイントがあります。

 もし、「今日すること」の中で、自分でその時間帯を決められるものがあれば、参考にしてほしいことがあります。それは、最初に行うタスクは、簡単で早く終わるものにするということ。こうすることで、1日の始まりに弾みがつき、他の仕事にも取りかかりやすくなるでしょう。

 それから、ミーティングなどの大切な仕事、重要な仕事は、できれば午前中に持ってくることです。集中力も高い時間で効率よく動けます。緊張する会議が午後に来る場合、午前中は気がそぞろで無駄になりがちですが、そのようなことも防げるでしょう。このようなことを配慮し、1日のスケジューリングを行います。また、仕事仕事の合間に、適度な休憩をはさむことで、仕事の効率はよりアップするでしょう。あとは、スケジュールに合わせて行動するだけです。


 これが、タイムマネジメントの基本です。慣れてきたら、自分の傾向も分かり、より効果的なマネジメントができると思います。タイムマネジメントは、リストを作成できた時点で5割は完成しています。基本にのっとり、まずはリストを作成してみてください。そして、あとは行動を起こすのみです。

 せっかく素晴らしいリスト・スケジューリングができても、行動できなければ何にもなりません。まずは、完璧を目指さず、75%くらいを目指し、動いてみてください。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する