1. 誰もが納得!快適に仕事を進めるために知っておきたい"無敵"のマニュアル作成術

誰もが納得!快適に仕事を進めるために知っておきたい"無敵"のマニュアル作成術

by vestman
 マニュアルは作成したけど、結局誰も見ていない…マニュアルはあるけど、見てもよく分からず業務がすぐボトルネックにつっかかる…。それでは、せっかく手間と時間を割いてマニュアル作成をした甲斐もないし、「仕事のクオリティを一定のライン上に引き上げる」というマニュアルの役目が果たせていません。

 どうせ作るのなら、「ただあるだけ」のマニュアルではなく、メンバー全員の座右の書になり、仕事の流れをスムーズかつ、快適にするようなマニュアルの作成を目指しましょう。

まずは業務の全体像を3秒で掴ませる

 全くまっさらな状態からマニュアルを手に仕事に臨む人は、まず『業務の全体像』がしっかり見えていないと簡単に迷子になってしまいます。そうさせない為にも、まずマニュアルの最初には、何も知らない人がパッと見ただけで「こういう事をするんだな」と一発で分かるような業務の全体像を示すチャプターを設けましょう。

 その際、理想は「3秒で理解できること」。長々と文章で書くのではなく、概念図やフローチャート、模式図、工程表などを活用し、視覚的に飛び込んでくるような形で作るのがポイントです。

 これによって、この先の作業で迷った時にも、最初のチャプターに戻れば「今、どの辺りにいるのか」がすぐ分かり、迷子になるのを防ぐことができるでしょう。またマニュアル作成者にとっても、最初にこの全体像のチャプターを作っておくことで、この先の編集方針が明確になり、内容の抜けや漏れを防止する事が出来るという利点もあります。

各タスクの鉄板構成は「できる事→そのやり方」

 業務の全体像を掴ませたら、次は各論に当たる一つ一つのタスクのマニュアルを作成しましょう。ここでのポイントは、「まず結論ありき」です。「①システムを立ち上げて…」などと細かい作業内容を列記していく前に、必ず「このタスクで最終的にどうなるのか」を簡潔に示しておくことが重要。その作業をした結果どうなるのかを知らずに読んでいくのと、結果を踏まえて読んでいくのでは理解度に大きな差が出てしまうでしょう。

 これは料理番組を例にとると分かりやすいでしょう。突然「まずはにんじんを乱切りに、玉ねぎを櫛形切りにします…」と言われても何を作るか分からず、モヤモヤしたまま工程が進んで行きますが、「今日はおいしいカレーを作ります」と最初に一言添えられるだけで、各工程が完成形に紐づいた形で頭の中にインプットされていくはずです。

細かい部分にも注意!キーワードの統一性

 スムーズに仕事を進めるマニュアルを作成するためには、細かい部分にも気を配る必要があります。その中で意外と重要なのが「キーワードの統一性」。別の言葉で言うと、「おかしな言い換えをしない」という事です。

 例えば、マウスポインタをあるアイコンにポイントする事を「カーソルをアイコンの上に置いて」「矢印をアイコンに乗せて」「マウスでアイコンをタッチして」などと頻繁に言いかえてしまうと、場合によってはそれが何を指すのか意味が分からなくなり、その部分で作業の流れがストップしてしまいます。

 それだけならまだしも、別の言葉と意味を混同してしまうような言いかえだと、操作や処理を誤ってミスを誘発してしまう原因にも…。そう言ったことが無いようにする為にも、頻繁に登場するキーワードとも言える言葉は表記を統一し、すっきりとシステマティックで分かりやすい文面にしましょう。


 使いやすいマニュアルの極意はなにより、シンプルであること。家電製品のマニュアルがそうであるように、実用的なマニュアルは極力薄く、無駄をそぎ落として作られているものです。シンプル構成のマニュアルであれば、改訂して長く運用することも比較的簡単。「開いた、見た、分かった!」くらいのユーザーフレンドリーなマニュアルを作って、ストレスフリーな業務の効率化を目指しましょう。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する