1. "タイミング"が最も重要!「報連相」の一つである「報告」を行う際のポイント

"タイミング"が最も重要!「報連相」の一つである「報告」を行う際のポイント

by sıɐԀ ɹǝıʌɐſ
 仕事を円滑に進めていく上で欠かせない「報告・連絡・相談」。中でも、最初の「報告」が上手くいかないと、上司や同僚、部下との連携が取れず、その後の流れも効率が悪くなってしまうでしょう。そこで、この「報連相」の一つである「報告」について掘り下げていきたいと思います。「報告」を行う上で注意すべきことは何でしょうか。3つのポイントにまとめてみました。

1. タイミングを考慮する

 いつ報告するのかということは、とても大切なポイントです。基本的に、報告をするのは早いに越したことはありませんが、だからといって報告を受ける相手にも都合があります。

 例えば、報告すべき相手が電話中だったらどうしますか?大抵の場合は電話が終わるのを待つべきでしょうが、もし一刻一秒を争うような緊急事態の報告の場合はどうでしょう?もしかすると、手の空いている別の人に指示を仰ぐ必要があるかもしれません。

 報告をするのにも、様々な状況があります。報告する相手は少し席を外しているだけなのか、それとも出張に行っていてしばらく帰ってこないのか。報告の内容はその人が戻ってくるまで待っていても問題のないものなのか、それともすぐに電話をして伝えなければならない事柄なのか。報告する内容によって異なり、正解はまちまちです。その時々の状況を考慮して、適切なタイミングで報告を行いましょう。

2. 伝えるべき内容、伝えるべき相手を明確にする

 報告をするときには、その情報を誰に伝えるべきなのか、何を伝えたいのかをはっきりさせましょう。特にトラブル時の報告などは、焦ってしまうこともあるでしょうが、まずは落ち着いて伝えるべき内容を整理してください。

 起こった出来事が一つだからといって、伝えるべき相手が一人だけとは限りません。課長と部長の双方に報告しなければならないこともあるでしょうし、もしかしたら別部署の人にも報告しておく必要が出てくるかもしれません。

 また、その場合でも、全ての人に同じように報告すればいいとは限りません。課長には一部始終全てを報告する必要があっても、部長には結果だけ報告すれば済むことかもしれませんし、別部署の人にはその部署に関連する部分だけをピックアップして報告するほうが分かり易いという場合もあります。報告をするときは、報告すべき相手を明確にし、相手に必要な部分を的確に伝えられるようにしましょう。

3. 5W1Hの要素で事実を簡潔に伝える

 報告を行うときに大事なのは、実際に起きたことをわかりやすく伝えることです。「いつ(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、なにを(What)、なぜ(Why)、どのように(How)」ということを簡潔に伝えましょう。

 あなたの主観に基づいた意見や、はっきりとわかっていないことを推測で話してはいけません。意見や推測は、相手から求められた場合のみ伝えるようにしましょう。まずは、事実のみを正確に伝えて、相手に現状を理解してもらうことが大切なのです。


 以上の3点が「報連相」の一つである「報告」を行う際に意識しておくべきポイントです。報告の内容や緊急性と相手の状況を考慮して、必要な内容を必要な相手に、正確な事実をわかりやすく伝えましょう。

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