1. ポイントを押さえてミスを防ぐ!きちんと伝わる「報連相」を行うための改善策

ポイントを押さえてミスを防ぐ!きちんと伝わる「報連相」を行うための改善策

by BeauGiles
 新卒で企業などの組織に就職すると、最初に教えられるのが「報連相」の意味と重要性でしょう。しかし、最初からなかなか簡単にはいかないもの。怠るつもりはなくても、結果として不十分だったり、忘れてしまったりすることもあるでしょう。報連相でミスしたときの、「報連相」それぞれの改善策を紹介します。もちろん、新入社員でない方も使える方法です。

1. 「報告」の改善策

 報告をする際にもっとも起こりやすいミスは、仕事の進捗情況について上司から「どうなってるんだ?」と報告を求められるケースでしょう。報告はこちらから自主的に行わなければならないものであるにも関わらず、上司から催促されてしまう。これはビジネスパーソンにとって避けなければならないミスです。

 しかし、日々忙しく仕事をしていると、ついおざなりにしてしまいがち。そこでおすすめしたい改善策は、「自分のスケジュール管理に、『報告マーク』を加える」という方法。ビジネスパーソンなら誰でも、手帳やシートなどでスケジュール管理をしているはず。ですから、そのスケジュールの中に予め「報告」も加えておくのです。

 仕事が一区切りつきそうなタイミングに「報告マーク」をつけておけば、それもスケジュールの1つになるわけですから、忘れることはありません。ただし、新入社員はまだスケジュールと呼べるほどのものはないかもしれません。その場合は、「退社前に、1日1報告」を自分に義務付けておくといいでしょう。

2. 「連絡」の改善策

 連絡のミスで一番多いのが「忘れる」ということでしょう。次が「誤まった情報を伝える」ことだと思います。その2つを同時に解決する方法として、「ポストイットの活用」をおすすめします。メモパッドを使ってももちろんいいのですが、そうするとデスクの書類や資料にまぎれて紛失してしまったり、連絡漏れが出てしまう恐れがあります。

 その点、ポストイットに連絡事項を記入して、デスクや手帳に貼っておけば、紛失の危険は減少しますし、連絡漏れの心配もなくなります。連絡をしたらそのポストイットを処分すればいいのですから、効率的でしょう。

3. 「相談」の改善策

 もっとも難しいのが相談の改善策です。相談で起きるミスとしては、「要領を得ない説明で、相手から『ちゃんと整理してから相談するように』と言われてしまうケース」や、「相手におんぶにだっこ。自分ではまったく判断しようとしないため、相手から有効なアドバイスを得られないケース」などが考えられます。

 これらを改善するためには、「1枚企画書」をイメージしたペーパーを作ってみるといいでしょう。もちろん、企画書のような細かい内容にはなりません。しかし「テーマ、相談内容の説明、背景、問題点」など、1枚企画書のフォーマットに当てはめて考えると、相談内容をわかりやすく伝えることができるのです。


 報連相のベテランでも、時にはミスをしてしまうもの。上記の改善策を参考にしてください。

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