1. その連絡では意味がないかも!?「報連相」の一つである"連絡"を行う際の注意点

その連絡では意味がないかも!?「報連相」の一つである"連絡"を行う際の注意点

by William Hook
 組織内のコミュニケーションを円滑、適切に行うために大切な「報連相」。「社会人の常識。その大切さはよくわかってるし、こまめな報連相を心がけている」と言う人が多いでしょうが、実際には適切に行えていないケースが少なくありません。

 「常識」という意識が強く、あらためてその重要性や方法について考えることをしないからでしょう。報連相はどれも欠くべからざるコミュニケーションですが、それぞれ、行うときに意識すべきことは若干違ってきます。ここでは「連絡」について取り上げてみましょう。

「報連相」の中で最優先すべきコミュニケーションが「連絡」

 多くの人が勘違いしやすいのは、「報連相」の3つ重要度の順番です。おそらく「一番重要度が高いのは報告、より良く仕事を進めていくために不可欠なのが相談。連絡はただ情報を他者に伝えるだけだから、重要度は高くない」と考える人が少なくないのではないでしょうか。

 その考え方の前半はそのとおりです。しかし、後半は間違っています。ほかの2つに比べて「連絡」はけっして重要度が低いわけではありません。それどころか、3つの中で最優先しなければならないコミュニケーションなのです。ほかの2つは、仕事のマネージメントなどのために役立ちますが、連絡は、それが適切に行われないと、たちまち仕事に支障が出てきてしまうのです。

 たとえば、同僚の不在時にかかってきた電話についての連絡を怠れば、同僚はその情報を知らぬまま仕事を進めざるをえません。それがどんな弊害を招くか、考えてみるまでもないでしょう。

「連絡」の2つの「命」~迅速さと正確さ

 さて、実際に連絡を行うときに意識しなければならないのは、「迅速さと正確さ」です。この2つが連絡の「命」と言ってもいいでしょう。まず、迅速さ。先ほどの電話の例で言えば、同僚の帰社を待って伝えるのではなく、すぐにメールで連絡するべきです。取引先などからの重要な電話かもしれませんし、緊急性のない内容であっても、そうした電話が入った、という情報は同僚の仕事にとって重要な意味を持っています。

 外出先からでも先方に電話を入れることができるのですから、そうした連絡はできるだけリアルタイムで行うべきです。こうした「気配り」がチーム力を高めます。

メモやメールで「文字情報」として伝える

 もう一つの「命」、正確さ。ここで意識しなければならないのが、「どうしたら、正確な情報を相手に伝えることができるか」ということ。心がけたいのが「文字情報による連絡」です。特に、日付や時間、数量など、内容に数字が含まれる場合は、口頭での連絡だけでなく、メモやメールでその数字を間違えなく伝えなければなりません。数字は「聞き間違い」が起こりやすい情報です。たとえ、口頭で直接伝える際でも、メモ書きで「情報の補強」をするよう意識しましょう。


 以上、連絡の重要性と伝え方について簡単に説明しました。「仕事にメリットがあるのが報告と相談、怠ったときのデメリットが一番大きいのが連絡」という意識を持つことをおすすめします。

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