1. 情報共有を徹底!企画書の共有をする時におすすめの方法

情報共有を徹底!企画書の共有をする時におすすめの方法

by 8og
 せっかく企画書を作成しても、自分のパソコンの中にだけあって誰も見ることができない状態になってはいませんか。例えば、社内で今までに作成された企画書を自由に閲覧できれば、同じような案件の企画書を参考にすることもできますし、社内で似たような案件を抱えている場合にプレゼン内容がかぶっていないかを確認することもできます。

 社内で企画書の共有ができれば、企画書の質も均一化できますし、良いとこ取りもできます。社内で簡単に作成した企画書を共有できるwebサービスがありますので、ここでご紹介していきます。

クラウドサービス

 社内での情報を共有するもっとも手軽な方法は共有のサーバーを持つことですが、会社の事情によってできない場合もあります。その時は、クラウドサービスと呼ばれているオンライン上のサーバーを利用することをおすすめします。

 クラウドサービスはオンラインを通じて別の場所にあるサーバーへデータを保存するサービスなので、使用する端末がネットに接続できればデータを共有することができます。特にマイクロソフトやGoogleのクラウドサービスはアカウント登録をするだけなので導入も簡単ですし、メールサービスやカレンダーとの同期も可能な上、容量も大きいのでビジネスの利用にも活用できます。

 Googleの場合、同じサービス内でデータをアップロードしたことをメールで通知することもできるので、あちこちログインしたりなどの煩雑な操作も少なくて済みます。クラウドサービスは種類が豊富なので、目的や条件などに合わせて選ぶことができるのもメリットです。

スライドをオンラインで共有する

 事情があってクラウドサービスが利用できない、あるいは端末にソフトが入っていないけれど閲覧はしたいという場合には「SlideShare」が便利です。

 日本国内ではあまり知られていないサービスですが、海外ではよく使われているソーシャルメディアの一つです。このサイトはスライドショー用YouTubeと言われるように、スライドショーをアップロードするとブラウザ上で見ることができるサービスです。パワーポイントはもちろんオフィスのファイルもアップロードできますが、見た目が崩れる可能性があるのでPDFに変換してのアップロードがおすすめです。

 スライドショーをブラウザで見ることができるサービスなので、ブログやサイトはもちろんFacebookやTwiterなどに貼り付けることもできます。また公開範囲を絞ったり、ファイル容量が大きい場合には有料になりますが、そうでない場合は無料版が使用できますし、ファイルをダウンロード可能という設定にすれば閲覧したファイルをダウンロードできます。文書はしっかりと共有し、情報の均一化を図りましょう。

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