1. 最低限これだけは聞きたい!仕事場で電話の伝言のメモに書くべきこと

最低限これだけは聞きたい!仕事場で電話の伝言のメモに書くべきこと

by TANAKA Juuyoh (田中十洋)
 どんな会社でも仕事の基本となるのが、電話応対での相手とのやりとりです。電話の応対やメールは基本的な作業だからこそ、仕事ができる人と出来ない人の差が出やすいと言われています。今回は、電話対応の際の伝言メモに書くべきことを紹介します。

伝言メモに書くべき内容

 伝言メモには次のようなことが書かれていなければなりません。
 
 ・ 誰宛の電話なのか(宛名)
 ・自分の名前(電話の受け手)
 ・電話を受けた日時
 ・電話相手の名前、連絡先(会社名、役職名、名前)
 ・折り返しの連絡は必要か、また今後の連絡手段
 ・伝言内容
 ・緊急の連絡かどうか

余裕があれば相手のスケジュールも確認

 先ほどの内容でも充分ですが、余裕があれば相手が余裕のある時間帯や使ってほしい連絡手段等も聞いておくとよいでしょう。また、電話の最後には「他に何か伝えるべきことはございますか?」と聞けばさらに気の利いたメモが取れます。


 メモをとったら、なるべく早く上司に伝えてください。緊急性はが高い場合は電話やメールで連絡して、すぐに対応してもらうこともあります。分からないことがあれば周りの社員に聞けば安心です。伝言メモには以上のことを書いて、社会人として失礼のない対応をしましょう。

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