1. コンペの招待状を英語で書く際の基本的なマナーと形式

コンペの招待状を英語で書く際の基本的なマナーと形式

by Rodrigo_Soldon
 英語のビジネスレターには、どんな種類や目的のものであれ、全てに決まった書式があります。そのため、フォーマットに乗っ取らないビジネスレターは、読み手に要領を得ない印象を与えてしまい、書き手側について「その分野のビジネスのことを良く知らない人物(会社)」であるとの印象を与えてしまうでしょう。ここでは、英語でコンペへの招待状を書く際のマナーについて述べていきます。


全体の書式と流れ


 コンペ(competition)の招待状は、フォーマルなレターです。会社のロゴなどが入った社用便箋を必ず使用しましょう。そして、全体が1枚に収まるように配置し、他のフォーマルなビジネスレターと同じく、以下の順に上から書いていきます。

・差出人情報(氏名→所属→住所の順。電話番号、E-mailアドレスを加えても良い) ・日付
・宛名書き(先方の氏名、所属、住所)
・敬辞
・表題(省略可)
・本文
・結辞
・差出人署名
・差出人氏名(ブロック体で)と所属

 「結辞」の部分は、先方の名前が分かる場合は名前を使用し、名前が分からない場合はDear Sir / Madamや、役職名 Dear Sales Managerなどを使用します。

書き出しと本文

 コンペの英文招待状の基本的な本文の始まりは以下の通りです。

We are pleased and honored to invite you to (コンペの名称).
It’s our pleasure to officially invite you to (コンペの名称).
It’s an honor to be given the privilege to invite you to (コンペの名称).

 ここで、コンペの名称のところには、「第◯◯回 世界○○○コンテスト ◯◯◯大会」の様に一切省略の無い正式名称を使い、そのあとにすぐ開催期間と場所の具体的情報を続けます。

 その後、その都度段落を変えながら、以下のことを記載します。

1. そのコンペティションがどういったものであるのかの簡単な説明
2. 参加資格
3. 競技のルールないしは審査方法
4. 優秀な成果をあげた者に与えられる賞の説明 

などが続きます。

 2.3.4が複雑な場合は、その部分を一覧表にして別紙添付の形にすることも可能です。別紙添付とする場合にはさらに、日程の詳細会場までのアクセスや地図協賛企業一覧期間中の宿泊可能施設一覧、などの情報を加えることもあります。


締めくくり

 本文の最後の段落では、参加を心待ちにしていることと質問があればいつでもどうぞという以下のような2.3文を書いて締めくくります。

On behalf of (自分たちの組織の名称), we / I look forward to your participation in (コンペの名称).
We wish you a safe journey to (コンペの開催地).
If you have any further questions, please contact us / me by (E-mail / 電話 など)

 「結辞」の部分には、コンペの招待状では通例 Sincerelyが使われます。そして手書きの署名、その下に差出人氏名(個人名でなければ団体名)肩書(役職名、部署名)が来て終了です。


 上記のことを参考に正しく英語でコンペへの招待状を書いてみてください。

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