3. 上司宛の電話をとったら何をメモすればいい？仕事の電話内容をメモするときの注意点

上司宛の電話をとったら何をメモすればいい？仕事の電話内容をメモするときの注意点

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by Meni's Style and A S O !
　会社にいると上司宛の電話を受け取ることもあるでしょう。その際に、きちんとメモできないと上司や取引先に大きな迷惑をかけることになります。今回は電話の内容をメモする際に気をつけておきたいことを紹介します。

「いつ・だれから・先方の連絡先・要件・自分の名前」

　電話のメモでは必ず、いつ、誰から、誰に宛てて、何の要件なのかを必ず書いておきましょう。また、折り返しの連絡はこちらからすべきなのかと、先方の連絡先も聞いておきましょう。そして最後に自分の名前を書いておきます。電話のメモでは最低限これだけのことが書いてあればあとからの対処が楽になります。

聞き取れない時は「ためらわず」聞き返す

　もし相手の声が小さかったり聞き取れなかったりしたらためらわずに聞き返しましょう。その際には、「あなたの声が小さくてわかりません」と言ったら失礼なので、「申し訳ございませんが、お電話がちょっと遠いようですが」など電話のせいにしてしまうと相手の気分も害せず良いでしょう。聞き返すと失礼なのでは、と思うより必要なことがメモできずに後から上司が困ることの方が被害は大きいです。聞き取れない場合は迷わず聞き返しましょう。


　いかがでしょうか。話を聞いても内容が分からない場合は、上記にあげた最低限のことだけはメモしましょう。これだけでも、後からの対応がずいぶん楽になるはずです。

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