1. 仕事に役立つ!分かりやすいメモの書くときの4つのポイント

仕事に役立つ!分かりやすいメモの書くときの4つのポイント

by cgraphics2020
 社会人にとって、メモをとることは必須だと言えます。人間の記憶力は曖昧で、「このぐらいなら大丈夫」と思っている事でも、2~3日経てば細かいところで曖昧な記憶となってしまうからです。

 仕事が出来る人はメモの書き方も上手だと言えます。もちろんメモをとると言ってもなんでも書き残せば良いという訳ではなく、後で活用する為にメモを取るのですから、見返した時にわかりやすいようなメモの書き方をする事が大切です。では、どのように書けば後でもわかりやすいメモとなるのでしょうか。

5W1Hを押さえる

 当然ながら、後で見返した時にそのメモが誰と話していた時のものなのかが分からないと意味がありません。そのため、5W1Hの基本は押さえておきましょう。

 それを把握しておくことによって、細かなメモの内容まで思い出すことが出来るようになります。

関係性を押さえる

 どの言葉を誰が話していたのかという関係性がメモから分かると、後で見返した時にクライアントがどの様な考え方をもって今のプロジェクトに臨んでいるのか、クライアントの、上司と担当者との考え方に相違がみられるのかなどの分析が行えます。

 これは大切な事で、この分析を踏まえこれからの交渉において、クライアントの上司に納得してもらえるポイントを押さえていく事が出来ます。もちろん、一番は担当者との意志の疎通を図らなければなりませんが、少しでも障害を無くしてスムーズに仕事を進めていくためには、担当者の意見とは少し違うとしても時にはこちらからも通る内容の提案をする事は問題ないでしょう。ただし、上手な言い回しをする必要はあります。

自分の発言も忘れない

 たまに、自分が話した事のメモを取らずに、相手の言葉だけメモを取っていって状況が把握できなくなってしまっている場合があります。

 こちらがどんな提案をして、それに対しての向こうの意見がどうだったのかを把握出来るようにメモを残しましょう。講義などのメモなら一方的になるのでしょうが、仕事の場合は相手が居る訳ですから、自分の存在も忘れない様にしましょう。

ストーリー性を押さえる

 例えば、何かの案件の事を話していてその事に対しメモを書いているとします。もちろん、メモは箇条書きで簡潔に要点だけを押さえて書かないと、意識が書くことに集中してしまいますので丁寧に書く必要はありませんが、その一つの仕事の中にもストーリーがあるはずです。

 あなたが残したそのメモで、その時のストーリーを思い出す事が出来るでしょうか。基本的に、メモはその日のうちに記録など正式な形式のものへ残した方が良いので、あまり何日も経ってから思い起こす事ので思い出す事が出来るかもしれませんが、メモは話した内容を残しておくだけではなく、仕事の進行状況や流れ自体を把握出来るくらい大切なものです。

 書いた自分が分かりにくいという事は、その内容を聞いた他人はもっと分かりにくいはずです。後に、他の人へ分かりやすい記録としての書き方が出来るように心がけましょう。

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