1. 何事も"ほどほど"が大切!仕事で決めた「時間配分」を崩さず実行する方法

何事も"ほどほど"が大切!仕事で決めた「時間配分」を崩さず実行する方法

by *JRFoto*
 仕事の効率を上げるためには、仕事を始める前に時間配分を決めておき、予定に沿って仕事を進めていく方法が有効です。あらかじめ時間配分を決めておくことで気を引き締めて仕事ができる環境をつくる事ができるうえに、一つの仕事に夢中になって他の仕事時間が無くなってしまうような事態を防止することができるでしょう。

 仕事の時間配分を守って仕事を進めるには、どのような点に注意すればよいのでしょうか。今回は、仕事で決めた時間配分を崩さず実行する方法を紹介します。

自分の作業効率を知る

 最適な時間配分を行うためには、自分がどの時間あたりにどの程度の仕事を処理できるかという作業効率を知っておく必要があります。作業効率を知らなければどの程度の時間を確保すればよいのかが判断できず、時間を守って仕事をするどころかスケジュールすら立てることができなくなってしまうでしょう。

 まずは平均的な仕事を処理する時に時間を計測し、単位時間あたりにどの程度の仕事を処理することができるのか確認してくだい。その数字を基準に時間配分を行ってスケジュールを計画すれば、自分の能力に見合った形で時間配分を行うことができます。

予備の時間を確保する

 時間配分を最適に行うというのは、すべてのスケジュールを作業に割り当てることではありません。時間配分には必ず予備時間を設けておき、予定通りに仕事がこなせなかったときのために備えておく必要があります。

 どんなに余裕をもってスケジュールを立てたつもりでも、予定外の時間の遅れは必ず起こってしまうもの。そんな時に予備時間を確保しておかないと仕事を完成させることができず、時間配分を守るどころではなくなってしまいます。不測の事態が起きたときに慌てないためにも、時間配分を計画する時は必ず予備の時間を確保しておきましょう。

予定時間が来たら終了する

 時間配分通りに仕事をこなすためには、たとえ仕事が完了していなかったとしても予定時間になったらそこで終了することが重要です。予定時間をオーバーして仕事を続けてしまうと、時間厳守の意識が薄れてしまい、ズルズルと仕事時間が遅れがちになってしまいます。

 仕事が完了していなかったとしても、予定時間になったらそこで仕事をいったん打ち切って次の仕事に取りかかってください。打ち切った仕事は、あらかじめ確保していた予備時間に終わらせるようにすれば、当初の予定通りの時間配分で仕事を進めることができるでしょう。

 完成度が心配になるかもしれませんが、ダラダラと終わらない仕事を続けているよりもいったん打ち切った後で仕事を再開したほうが、気持ちも切り換えられて効率よく仕事ができるもの。第一に考えるべきは時間配分ですので、あまり一つの仕事にこだわってはいけません。


 最初に時間配分を決めておくことで効率よく仕事を勧められるようになりますが、時間配分を厳守する意識がなければ効率は改善しません。仕事の完成度よりも時間厳守を第一に考えることが、仕事をスピードアップさせるコツです。

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