1. 実際に仕事で活きる!ビジネスシーンにおけるメモ活用方法

実際に仕事で活きる!ビジネスシーンにおけるメモ活用方法

by Nao Iizuka
 仕事は、誰しも効率良くこなしたいものです。実は、仕事の出来る出来ないに大きく関わる事として、手帳の使い方やメモの取り方が関係しているという人は沢山います。「メモは取っているがそううまくはいかない」と思う方もいるかも知れませんが、メモはあくまでメモ、後で活用するためのものです。では、実際の仕事でどのように活用していけば良いのでしょうか。

記録だけに留めない

 確かにメモは、その場で話し合われた事や上司から言われた指示、クライアントとの打ち合わせの内容などそこで起こっている事柄を記録しておくために書くものです。

 しかし、それでは活用するには少し足りません。仕事は毎日進んでいくものですから、進めていくべき順序というものを考える事は有効です。この場合、メモを取ったその場で話し合われた事で、優先的に行わなければならない事があるとしましょう。それは、話し合いに出ているからこそ分かるものもあります。

 明らかに「これを最優先で」という言葉が無かったとしても、その場の雰囲気から何を優先させた方が良いかは感じ取れるものです。そのため、記録だけのメモにせずに優先順位までメモしてみましょう。そうすれば後で見返した時に効率よく、しかも指示された内容に沿って仕事を行うための活用が出来るでしょう。

メモをそのまま使わない

 冒頭にも述べましたが、メモはあくまでメモです。そのため、実際に業務の中でそのまま使えるものではありません。もちろん、そのまま使えるようなメモをとられている人もいるでしょうが、話し合いや商談の場などでは往々にして、話の方向性があちこちに行きがちになります。

 一度にまとめて考え直してみた時には、手順が逆になったりする事もあります。出来るだけその日にとったメモは後まで溜めずに、その日のうちに記録へと換える事にしましょう。この場合、スケジュール等を管理するソフトを使用しても良いですが、Excelなどで自分で作ったものでも構いません。

 この「まとめる」というのは、単にメモを記録へ換えるだけの作業だけではありません。まとめるためには、思い起こしながら自分の頭の中でイメージを作っていく事になります。そうすることで、自然と自分で取ったメモを活用する事が出来るようになるのです。

 また、メモをいつまでも残しておいてしまうと、終わった仕事なのか途中なのか、手をつけていないのか分からなくなる事があります。メモ帳に残している場合は、一枚ずつ処分する事は大変ですから、赤線で×をするなどして必要のないメモは一目で分かるようにしておきましょう。そうする事で、後で悩む様な余分な時間を減らす事が出来ます。

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