1. 伝え漏れをなくそう!部下に指示をする際のメモのまとめ方

伝え漏れをなくそう!部下に指示をする際のメモのまとめ方

by kanegen
 仕事が忙しい中で部下への指示が必要になることはビジネスシーンではよくあります。部下への指示忘れにより業務が期日までに間に合わなかったり、残業を急にすることになってしまったりという問題も起きてしまうこともあるでしょう。そのような問題を防ぐためにここでは、部下に伝わりやすいメモのまとめ方について述べていきます。

5W1Hを意識する

 部下に仕事の指示をするためにメモをさっと書いて渡して、期日前に出来上がった書類を見てみると、あなたの予想していた書類とは違い、再度やり直しをしてもらうことになったという経験はありませんか。これは、メモを読んで作業した部下に、きちんと必要事項が伝わっていなかったからなのです。

 そのためにも、指示を出さなければならない業務を部下にメモで記す際には5W1Hを意識しましょう。さらにその業務を行うのに必要な事項を書き出します。そうすることで分かりやすく業務過程も記すことができるため、自分の求める業務を部下が行いやすくなります。

説明をして渡す

 メモに内容を書いたから部下の机の上に置いておけばいいというものではありません。メモを渡す際には説明をして渡すようにしてください。そうすることで伝え忘れを防ぎ、部下も不明な点を質問することができます。

 また、どうしても急ぎで、最初にメモだけ渡したいという時には、机の上においておいても構いません。席に戻った時には、部下にメモを見たかどうかの確認と、わからない部分があるのかどうかという点でヒアリングを行うようにしましょう。

 
 上記のことを実践して、正確に業務内容を部下に伝え、円滑な業務を行いましょう。

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