1. 使い分けでより効率的に!報連相をするときに理解しておくべき使い分けの方法

使い分けでより効率的に!報連相をするときに理解しておくべき使い分けの方法

by Digo_Souza
 仕事の基本として、特に新人社員は徹底して教わることになる報連相ですが、それぞれ業務における場面ごとに使い分けが必要になってきます。報連相には、それを行うことによる目的とそれ自体に意味がありますから、適時行うべき場面というものがあります。また、それが遅くなると後々仕事に支障をきたすことにもなりかねません。その重要性を把握した上で、慎重に使い分けをしたいところです。

報告をするべき場面

 報連相の使い分けの最初は、報告です。これは単に結果を告げるだけのものではありません。その目的は、起こりうる問題や課題を発見するための情報と途中経過を伝えることにあります。

 たとえば業務を依頼されたような場合、最後まで遂行した後に報告するというのでは遅すぎます。そこで何か問題が発生したとすると、その事後処理に多大な時間と労力を費やすことになってしまうからです。

 ひと区切りついた時点で逐一報告することを意識しなければなりません。また、業務をこなしている中で何かいつもと違うことが起きたり、気にかかることがあった場合にもすぐに報告すべきです。問題が発生する前に未然に防ぐために報告は必要なのだという意識を持つことが大事です。

連絡は情報の共有化

 何か新しい情報が入った場合には、それを少なくとも同じ部署の誰もがわかるように伝える必要があります。そして部署以外にも場合によれば伝える必要が生じるもこともあります。

 情報を必要とする人が、どこに聞けばわかるのかと探す時間はかなりの無駄です。仕事の効率化を図る上でまずすべきことは、このような探し物の時間を減らすことにもあります。情報は常に共有して誰もが把握できる状態にしておく、これを意識しておくことが大切です。

相談は早めに

 最後は相談です。上記の二つと比べたらその必要性は分かりやすいものですが、そのタイミングが適切でないと無駄な労力を生じることにもなります。つまり、課題が生じたり判断に迷う時だけだはなく、後々問題が発生する可能性があるようなこともどう対処すべきかを早めに相談するよう意識しなければなりません。

 相談とは、ミスや失敗や損失を未然に防ぐということが目的となります。そのために普段の業務において常に注意し、考えを巡らせて問題の芽となることを見つけておかなければなりません。そして発見したならすぐに対処の仕方を相談することです。

 以上のように、報連相にはそれぞれ目的がありそれに応じた使い分けが必要になるわけです。ここで共通することは、問題の発見を未然に防ぐという点です。その意識を常に持っていれば、それぞれを適切なタイミングで行うことができるようになりますし、その経験を積み上げることによって、さらにそのタイミングを図る精度が上がっていくことになります。

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