1. 自分だけ分かっても意味がない!仕事に必要なマニュアルの簡単なまとめ方

自分だけ分かっても意味がない!仕事に必要なマニュアルの簡単なまとめ方

by All Kinds of New
 仕事をスムーズに進めていくためには、マニュアルが大と言えるでしょう。しかし、自分だけ分かるだけではマニュアルとは言えません。ここでは、第三者でも分かるマニュアルの作り方、まとめ方をどのような目的で、どのような手順でといったまとめ方を紹介します。

1. 内容を箇条書きにする

 マニュアルを作り上げていくことのポイントは、ダラダラと長文にするのではなく、箇条書きにすることがポイントです。第三者に見せるためのマニュアルですので、そこに長文を見せられると最後まで読む気力が失せてしまいます。そして、長文でダラダラ書かれていても、結局、何をすればいいのかが分からなくなることもあるので、箇条書きで簡素化することに意識を置きましょう。

 テクニックとして、箇条書きを利用して手順を踏んでいくようなまとめ方をすると、仕事の手順を踏んだマニュアルとして活きますので、仕事の引継ぎには最適の方法です。補足したいことは、別途、解説文のように短文にすると良いでしょう。

 箇条書きでは分からないことは、補足情報として短文解説を挿入することで内容をカバーする役割を置くことも、マニュアルのまとめ方として押さえておくべきポイントです。

2. 図やイラストを挿入する

 図やイラストを挿入することは、文章だけでは分かりづらいマニュアルを立体化することで、より分かりやすいマニュアルになります。例えば、パソコンで作業手順を踏むマニュアルの場合、箇条書きでまとめたマニュアルでは、どこをどうすれば良いのか分かりづらい事がありますので、作業画面をキャプチャーして、操作する箇所や作業するところをマーキングしたりすることで、マニュアルとして分かりやすくなるでしょう。

 作業画面をキャプチャーしたマニュアルのまとめ方は、「内容を箇条書きにする」とミックスすると、非常に分かりやすいマニュアルとなります。第三者に見せるときに、図やイラストを利用したマニュアルは、箇条書きでまとめたマニュアルよりも分かりやすいので、仕事を引継ぎをするマニュアルのまとめ方として有効的なテクニックです。

3. 最終目的を明確にする

 マニュアルの作り方、まとめ方として大事なことは、最終目的を明確にすること。どのような目的のためのマニュアルなのかを意識しておかないと、何をどうすればよいのか分からなくなってしまいます。最終目的を明確化することで、目的達成のために、どのような手順を踏んでいけばいいのかを逆算していくと、自ずと作業手順が浮かび上がってくるでしょう。

 そうすれば、上記の「内容を箇条書きにする」「図やイラストを挿入する」を利用した、マニュアルのまとめ方を作り上げるだけです。どのような目的かを明確化できないと、上記の「内容を箇条書きにする」「図やイラストを挿入する」が無意味になることがあります。

 まとめ方として最終目的を明確化させてから、最終目的を達成させるための手順を逆算し、ポイントとなるところに図やイラストを挿入すると、最高のマニュアルが仕上がるでしょう。

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