1. 【仕事効率化】「仕事が早い人」から学ぶ“事務処理”をスピードアップさせる方法

【仕事効率化】「仕事が早い人」から学ぶ“事務処理”をスピードアップさせる方法

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 仕事が早い人に共通しているのが「事務処理能力が優れている」という点である。

 今回は、仕事が早い人に共通する「事務処理」のやり方と特徴を紹介していきたい。

 事務処理能力を早くするためのコツを掴んで、事務作業スピードをアップさせよう。

「事務処理」が早い人の3つの特徴

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事務処理が早い人の特徴①:整理整頓している

 事務処理が早い人の一つ目の特徴として、「整理整頓していること」が挙げられる。

 事務処理のスピードを悪化させる一番の原因は、必要なものが見つからないことである。

 普段は視界に入る場所にあっても、いざ必要になるとどこにあるか分からない、なんてこともあるだろう。

 事務作業では、ある程度必要とされるものが決まっている。

 所定の用紙や印鑑、領収書などの必要なものをすぐに取り出せるように整理整頓して配置しておくことで、事務処理を効率よく正確に行うことができるはずだ。

 自分の机だけではなく、職場全体に整理整頓を徹底するようにアナウンスしておけば、職場の作業効率も改善されるだろう。

事務処理が早い人の特徴②:仕事のパターンを覚えている

 事務処理が早い人の二つ目の特徴は「仕事のパターンを覚えていること」。

 事務処理の仕事で求められる内容というものは、ある程度パターンが決まっているものだ。一般的なやり方やパターンを覚えることで、事務作業の要領をすぐにつかめるようになる。

 注意しなければいけないのは、パターンを覚えているからといって確認を怠ってはいけない、ということだ。

 思い込みや先入観で仕事をしてしまうと、特殊な形式を指定されていることに気付かず、普段通りのやり方で処理してしまう可能性がある。

 効率を高めるのは重要だが、その結果ミスが出てしまっては意味がない。多少スピードが落ちてしまうとしても、確認作業だけは怠らないようにしてほしい。

事務処理が早い人の特徴③:最初に仕事全体を把握している

 事務処理が早い人の三つ目の特徴は、「最初に仕事全体を把握していること」だ。

 仕事の全体を把握してから仕事にとりかかる習慣が身につけば、時間のかかる作業を早めに行ったり、必要な部分だけを効率よく作業したりすることができるのだ。

 誰かに頼みたいタスクがある場合、先に人に頼んでおくことで、待っている間に他の処理を進めておくことができる。

 余計な時間のロスを作ることなく仕事を進めるには、全体像を把握しスケジュールを立てることが重要なのだ。

事務処理が早い人の特徴

  • 必要なものがすぐに取り出せるよう「整理整頓」している
  • 仕事のパターンを覚えている
  • 最初に仕事の全体像を把握し、スケジュールを立てる

効率的に事務処理をするための5つの方法

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事務処理を効率的にする方法①:無駄な事務作業をやめる

 事務処理を効率的にする一つ目の方法は、「無駄な事務作業をやめること」。

 職場内で無駄に感じる作業をリストアップし、一度作業をするのをやめてみよう。

 もちろん必要な作業は続けるべきだが、「作業の必要性がない」と思われる作業はカットするとよい。

 中には自動化や技術導入で代わりが効く作業もあるので、一度事務作業の内容を細分化するなどして洗い出してみるといいだろう。

事務処理を効率的にする方法②:似ている仕事はまとめて行う

 事務処理を効率的にする二つ目の方法は、「似ている仕事はまとめて行うこと」。

 入力作業やメール処理などで、似ている事務作業はないだろうか。何度もメールを見たり、Excelを開いたりしてしまうと、それだけでタイムロスになってしまう。

 同じ種類のタスクは、項目ごとに分けて一気にまとめて処理することを心がけてほしい。

事務処理を効率的にする方法③:事務作業の順番を替えてみる

 事務処理を効率的にする三つ目の方法は、「事務作業の順番を変えてみること」。

 前任者から受け継がれた事務作業などは、無駄な手順が含まれているかもしれない。

 事務作業の順番を替えてみたり、作業のやり方を見直してみたりすることで、手間だった事務処理が楽になる場合がある。

事務処理を効率的にする方法④:業務に優先順位をつける

 事務処理を効率的にする四つ目の方法は、「業務に優先順位をつけること」。

 日々の仕事量は膨大であるため、業務に優先順位をつけることが大切だ。

 もうすぐ締め切りの案件だったり、人が関わる仕事は急いで行う必要がある。毎日の業務に優先順位をつけ、大切な仕事を見逃さないようにしてほしい

事務処理を効率的にする方法⑤:目標を決めて仕事に取り組む

 事務処理を効率的にする五つ目の方法は、「目標を決めて仕事に取り組むこと」。

 「メールの確認は20分で終わらせる」「今日は18時に退社する」など、自分なりに目標を決めることで、作業効率がぐんとアップするだろう。

 仕事における大きな目標だけでなく、日々のちょっとした目標をつくることが大切だ。

 小さな目標を定めて仕事に挑めば、作業にメリハリがつき、自然に集中力がアップしていく。

効率的に事務処理をするための5つの方法

  • 必要性がないような無駄な作業をやめる
  • 似ている仕事は、項目ごとに分けて一気に処理する
  • 業務作業の順番を変えてみる
  • 毎日の業務に優先順位をつける
  • 目標を決めて仕事に取り組む

 本記事で紹介したような工夫をすることで、事務作業を効率的に、確実に処理することができる。

 上記の方法を実践することは、単に事務処理のスピードが上がるだけでなく、クオリティを一定に保つ効果もあるのだ。

 「仕事が遅い」と悩んでいる人は本記事で事務処理のコツを学び、仕事の効率化に役立ててほしい。

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