1. 人の振り見て我が振り直せ!「事務処理」をスピードアップさせるコツは「仕事が早い人から学ぶ」

人の振り見て我が振り直せ!「事務処理」をスピードアップさせるコツは「仕事が早い人から学ぶ」

by shimelle
 仕事が早い人に共通しているのが「事務処理能力に優れている」という点です。事務処理能力を早くするためにはコツがあり、コツさえ掴んでしまえば誰でも事務仕事のスピードをアップさせることができます。

 単にスピードがアップするだけでなく一定のクオリティを保つ効果もあるので、仕事が遅いと悩んでいる人はコツを学び、仕事の効率化に役立ててください。今回は、仕事が早い人に共通する「事務処理」のコツを紹介します。

整理整頓する

 事務処理のスピードを悪化させる一番の原因は、必要なものが見つからないこと。普段は目に付く場所にいつもあって、むしろ邪魔に感じているくらいなのに、いざ必要になるとどこに行ってしまったのか分からず、あちこち探す羽目になってしまう、というのは誰でも一度くらいは経験があることでしょう。

 事務処理というものはある程度必要とされるものがきまっています。所定の用紙や印鑑、領収書などの必要なものをすぐに認識できるように整理整頓して配置しておくことで、必要なものを必要な時に必要なだけ用意することが可能になり、事務処理を効率よく正確に行うことができるでしょう。自分の机だけではなく職場全体に整理整頓を徹底させておけば、書類の場所を確認したりする手間が省け全体の作業効率も改善されるはずです。

パターンを覚える

 事務処理の仕事で求められる内容というものは、ある程度パターンが決まっているものです。一般的なやり方やパターンを覚えることで、初めての事務仕事でも要領をすぐにつかめるようになり、処理に時間をかけずに済むようになるでしょう。

 注意しなければいけないのは、パターンを覚えているからといって確認を怠ってはいけない、ということです。思い込みや先入観で仕事をしてしまうと、特殊な形式を指定されているのに指定に気付かず、普段通りのやり方で処理してしまう可能性があります。

 効率を高めるのは重要ですが、その結果ミスが出てしまっては意味がありません。迅速よりも優先されるべきは確実性です。多少スピードが落ちてしまうとしても、必ず確認作業だけは怠らないようにしてください。

最初に仕事全体を把握する

 仕事が遅い人の特徴として、目につく仕事から手を付けてしまい必要な仕事を優先的にすることができない、というものがあります。仕事の全体を把握してから仕事に取り掛かる習慣が身に付けば、時間のかかる作業を早めに行ったり、必要な部分だけを効率よく作業して仕事を早くすることができるでしょう。

 用意するのに一日かかる資料の作成がある場合、資料の作成を最初の時点で先に頼んでおけば、待っている間に処理を進めておくことができます。余計な時間のロスを作ることなく仕事を進めるには、全体像を把握しスケジュールを立てることが重要です。


 仕事が早いからといって作業量が人よりも多いわけではありません。むしろ効率的に改善している分、仕事が遅い人よりも作業量自体は少ないこともあります。簡単な工夫でも仕事を改善することは可能です。仕事が早い人の仕事ぶりを参考にして、自らの仕事の改善に取り組んでください。

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