1. すぐに役立つ! 仕事の効率を上げる「報告・連絡・相談(ホウレンソウ)」の基本とコツ

すぐに役立つ! 仕事の効率を上げる「報告・連絡・相談(ホウレンソウ)」の基本とコツ

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 社会人の基本である「報告・連絡。相談」。これら3つの必要性をしっかり理解しているだろうか?

 ビジネスマナーの基礎であり、仕事の効率に関わる「報告・連絡・相談」について、それぞれの違いや重要性、実践するときのコツなどに分けて解説していく。

目次
+ + なぜ社会人の基本? 「報告・連絡・相談」それぞれの目的
+ + 報告・連絡・相談を怠ると業務に支障が出ることも
+ + これで報連相マスター! デキる人の報告・連絡・相談のコツ
+ + 上司必見! 報告・連絡・相談ができない部下を育てる3つの方法
+ + スピード感のある企業で求められる「かくれんぼう」

なぜ社会人の基本? 「報告・連絡・相談」それぞれの目的

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 仕事をする上で必ず使うことになる「報告・連絡・相談」。

 この「報連相」が業務の中でどのように役立つのか、どんな目的があるのかを理解しておかなければ、きちんとした報告・連絡・相談をすることはできないだろう。

 また、報連相ができない社会人として認識されてしまえば、上司や仕事相手から一向に信頼を寄せてもらえない……なんて事態にも陥りかねない。

 正しい報告・連絡・相談ができる社会人になるためにも、まずは仕事における正しい報告・連絡・相談の意味と目的をチェックしよう。

報告の目的は「上司の管理コストをかけさせない」こと!

 ネットで「報告」の意味を調べると、以下のように出てくる。

告げ知らせること。特に、ある任務を与えられた者が、その経過や結果などを述べること。また、その内容。「出張の報告」「事件の顛末(てんまつ)を報告する」「研究の中間報告」

出典:報告(ホウコク)とは - コトバンク

 仕事における「報告」は、「主に部下が、上司に経過や結果について知らせること」

 では、なぜ上司に報告をしなければならないのか? 

 報告には「上司に余計な管理コストをかけさせない」という目的がある。

 仕事の進捗、作業フローの変更、最終的な作業成果など、仕事に関わる細かな情報をしっかりと報告することで、上司が部下に質問をする手間が省ける。

 しっかり報告ができる部下は、上司にとってはありがたい存在なのだ。

「報告」をする場面

  • 取引先からクレームが入った旨を上司に報告する
  • 上司に任されたプロジェクトの経過について報告する
  • 発覚したミスを上司に報告する

連絡の目的は「関係者全体に情報共有する」こと!

 ネットで「連絡」の意味を調べると、以下のように出てくる。

気持ちや考えなどを知らせること。情報などを互いに知らせること。また、その通知。「―をとる」「本部に―する」

出典:連絡/聯絡(レンラク)とは - コトバンク

 仕事における「連絡」は、「部下や上司に関わらず、関係者が周知しておくべき情報を、関係者全体に知らせること」

 関係者に情報共有する際は、「〜だと思う」「〜のようです」などといった主観的な連絡をする必要ない。

 連絡の際には“客観的な事実”を伝えるように心がけよう。

「連絡」をする場面

  • 会議の時間・場所を全体に連絡する
  • プロジェクトの変更点についてチーム全体に連絡する

相談の目的は「問題解決を早める」こと!

 ネットで「相談」の意味を調べると、以下のように出てくる。

問題の解決のために話し合ったり、他人の意見を聞いたりすること。また、その話し合い。「相談がまとまる」「相談に乗る」「友人に相談する」「身の上相談」

出典:相談(ソウダン)とは - コトバンク

 仕事における「相談」とは、「判断に困ることなどについて、上司・同僚・部下に意見を聞いたり、助けを依頼したりすること」

 また、相談は、報告・連絡・相談の中で唯一“質問”といった性質を持っている。

 相談の目的は、一人では解決できない問題を解決することにあるのだ。

「相談」をする場面

  • プロジェクトが滞っていることについて、上司に相談する
  • 営業成績が上がらないことについて、同僚に相談する

報告・連絡・相談を怠ると業務に支障が出ることも

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 報告・連絡・相談のそれぞれの重要性は、報告・連絡・相談を怠ったときの業務への影響を考えればよくわかる。

【報連相ミス①】「報告」を怠ったときの問題点

 報告とは、部下が自分の仕事をしっかりと伝えることで、上司の業務負担を減らしたり、部下の管理をしやすくするために行う行為だ。

 細かい報告をすると、上司は部下の業務進捗を常に把握することができ、仕事のミスを未然に防げたり、問題が発生した際に迅速に対処できたりする。

仕事の進捗報告を怠ると「不信感」に繋がる

  • 上司が部下の業務進捗を把握できない→問題が起きても上司は把握不可能→部下が問題を起こすと上司の責任問題になる→部下へ不信感が生まれる

ミスの報告を怠ると「責任問題」に発展

  • 上司が部下のミスを把握できない→上司は的確な指示ができないまま→ミスのリカバリーが遅れて大事になる→上司の責任問題に発展

取引先からのクレームの報告を怠ると「問題」が悪化

  • 上司がクレームを把握できない→部下の判断のみで対処→クレーム問題が大きくなる

 報告を怠った先にあるのは、上司や会社に多大な迷惑をかけてしまう未来だ。

 仕事のミスやクレームなどの問題を報告せずにいると、場合によっては甚大な損害を発生させてしまうことも。

 報告せずに隠した問題点が上司にバレたときには、上司との信頼関係に大きな亀裂が入ってしまうだろう。

 「上司に報告したくないなぁ……」と気後れする気持ちに蓋をして、ミスや問題点はしっかりと上司に報告しよう。

【報連相ミス②】「連絡」を怠ったときの問題点

 関係者全体に、知っておくべき情報を共有する「連絡」。

 しっかりと連絡をとることで、「それ知らない」「聞いてない!」という情報共有不足の事態を防ぐことができる。

 また、全体で情報共有をしておけば、仕事の連携もスムーズになる。

 仕事の潤滑油である連絡を怠ると、かえって仕事の工数がかかる可能性があるのだ

会議の時間変更の連絡を怠ると「混乱」を招く

  • 関係者が会議開始時間の変更を把握できていない→間違った時間に会議室に来てしまう→関係者が混乱する・無駄な時間を使ってしまう

プロジェクトの変更の連絡を怠ると「工数が増える」

  • 関係者がプロジェクト変更内容を把握できない→従来のプロジェクト内容で業務を進める→プロジェクト進捗にズレが生じる→ズレの修正が急務に

飲み会の日時の連絡を怠ると「参加人数」に影響が出る

  • 関係者が飲み会の日時を把握できない→直前になって連絡がくる→別の予定を入れている人がいる→参加人数が少なくなる

 連絡を怠ると、情報共有の不足が原因で関係者全体に認識のズレが生じてしまう。

 最初は小さなズレでも、後々そのズレが大きな問題になる可能性もある。

 「なんで連絡しないんだろう」というチームメンバーからの不信感も招くことになるので、「たかがこれくらいの連絡……」と思わず、細かな連絡を行なうことを心がけよう。

【報連相ミス③】「相談」を怠ったときの問題点

 問題解決を早めるために必須なのが「相談」。

 一人で悶々と悩むよりも、他人に意見を聞いたほうがすぐに解決できるかもしれない。

 相談は問題解決を早めると同時に、「私はこういう意見を持っています」という意思表示・自己表現の手段にもなり得るので、相手との信頼関係を構築するという効果もある。

相談を怠ると「悪手」のまま仕事が進む

  • 理解できていない点を相談せずに進めた→非効率的なやり方をして時間がかかってしまう
  • プロジェクトが滞っているが相談せずに一人で進めた→プロジェクト完遂が遅れてしまう

 相談をすれば効率的に進んだかもしれない業務も、相談を怠ると作業が非効率になり、問題解決が遅れてしまうことにつながる

 作業内容や課題について理解できないまま仕事を進めてしまうと、最悪の場合は全てやり直しになる可能性も。

 例え相談しづらい相手や内容だったとしても、「最悪の事態を防ぐための責務」として、相談をもちかけてみよう。

これで報連相マスター! デキる人の報告・連絡・相談のコツ

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 「報告・連絡・相談の違いや重要性はわかったので早速実践してみよう!」と思っても、いざ実践するとなると難しいことが多い。

 「どのタイミングで報告すればいいかわからない」「誰に相談すればいいかわからない」など、迷ってしまう人もいるだろう。

 「報告・連絡・相談」にはそれぞれコツがある。特徴をしっかりと掴んで、正しい報告・連絡・相談の方法をマスターしよう。

報告・連絡・相談の基本は「6W2H」

 報告・連絡・相談の基本は、6W2Hを明確に伝えることだ。

 情報共有と問題解決を目的としている報告・連絡・相談だが、肝心の報連相の段階で情報の認識に食い違いが発生してしまうと、その後の問題解決にも影響する。

 情報の食い違いを起こさないように、報告・連絡・相談をするときは6W2Hを意識しておこう。

 Why(なぜ)?When(いつ)?Where(どこで)?Who(誰が)?Whome(誰に)?What(何を)?How much(いくらで)?How long(どれくらいの期間)?

 6W2Hを意識して、相手に簡潔かつ的確に報告・連絡・相談をしよう。

デキる社会人が知っている「報告のタイミング」と「上手な報告のコツ」

 報告上手な大人は、報告のタイミング、口頭での報告、メールでの報告、正確な報告……など、報告に関するコツとタイミングを知っている。

 報告のタイミングとコツを掴み、報告上手なビジネスパーソンを目指そう。

報告をするべき「6タイミング」

  • 仕事が完遂したとき
  • 長期業務の中間報告
  • ミスをしたとき
  • 問題が発生したとき
  • 新しい情報を発見したとき
  • 改善案が見出せたとき

 先述の通り、報告の目的は「上司に管理コストをかけさせないこと」である。

 そのため、報告上手になるには「上司が常に業務内容を把握できている」という状態を目指すといいだろう。

 長期にわたる業務を行っている際、上司は「今の進捗はどうだろう」「何か問題はないだろうか」と、部下が行っている業務進捗や内容が気になるはずだ。

 報告をする際はその気持ちを先回りしm「業務の中間地点」や「完遂時」にしっかりと報告を行なうことを心がけよう。

 また、ミスや問題点、改善案などについては後回しにせず、緊急性がある旨を伝えた上でしっかりと報告を行なおう。

デキる社会人が実践している「口頭報告のコツ」

  • 報告内容を吟味し、報告するタイミングを適切に選ぶ

 仕事上での報告は、口頭での報告とメールでの報告、この2つに分けられる。

 口頭での報告は、報告をする相手の時間を消費してしまうことになる。緊急時や簡単な報告の場合にのみ行うようにすることが、相手への思いやりだ。

 口頭で報告をする際には「今お時間よろしいでしょうか?」と、相手の都合を確認してから短く簡潔に行うことが大切だといえるだろう。

デキる社会人が実践している「メール報告のコツ」

  • 「内容が複雑」「数値やグラフが必要」「正確に伝える必要がある」といった際にメールを使う

 メールでの報告は、資料を見せる必要があったり、報告した旨を記録として残しておく必要がある場合に適している。

 メールで報告をする場合は、冒頭に結論を記載し、伝えるべき内容を相手がいち早く理解できるよう考慮するといいだろう。

 報告をする際、とくに注意しておきたいのが「主観と事実を混同しないこと」だ。

 報告上手な人は、主観的意見を交えるときには「これは私の意見ですが」と前置きしてから話す。

 報告では相手が混乱しないように、意見や推測などの主観と事実をしっかりと区別しよう。

デキる社会人が知っている「連絡のタイミング」と「上手な連絡のコツ」

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 関係者全体にもれなく連絡を行うことが重要な「連絡」。

 簡単なように思える連絡だが、誤解したまま伝わったり、連絡が遅れたり……など、仕事の連絡は意外と難しかったりする。

 確実に連絡を行うためのコツとタイミングをチェックしよう。

デキる社会人が実践している「誤解されない連絡のコツ」

  • 曖昧な言葉ではなく「断定的な表現」を使う

 連絡は「客観的な事実」を周知させるための行為。

 「〜のようです」などといった曖昧な言葉を用いた連絡は控えよう。

 断定的な言葉で連絡をしないと、連絡をされた相手も困惑してしまうのだ。

 連絡において最も大切なのが「スピード」。

 関係者全体に向けての情報発信では、迅速かつ正確な連絡が求められる。

 連絡が遅くなれば、業務にズレが生じてしまう。連絡すべきことがまとまり次第、すぐに連絡するようにしよう。

デキる社会人が実践している「口頭連絡のコツ」

  • 「口頭」で連絡を行なう際は、関係者全体が集まる場を選ぶ

 連絡は迅速さが重要なため、口頭で行うことも多い。

 部署全体に連絡をする場合は、部署の社員が一同に会する「会議」や「朝礼」などを利用して連絡するといいだろう。

デキる社会人が実践している「メール連絡のコツ」

  • グラフや図など複雑な内容の連絡や、文書として残しておきたい重要な連絡のとき

 連絡は迅速さだけではなく「正確さ」も重要となる。

 報告と同じく、グラフや表、数値が含まれた複雑な内容の連絡は、データを再度確認できるようにメールを使おう。

 また、重要性の高い連絡は文書に残しておいた方がいい場合もある。

 重要かつ緊急性をともなう連絡は、口頭で連絡した後に再度メールするなど、文書としてしっかり残しておこう。

デキる社会人が実践している「連絡漏れを防ぐコツ」

  • 連絡先リストを作成して、連絡した関係者にチェックを入れていく

 連絡漏れがあって会議に全員出席していない……なんて事態を避けるためにも、連絡漏れをしないための対策は必須。

 誰に連絡をしたかをチェックするリストは、連絡漏れを防ぐことができるのでオススメだ。

デキる社会人が知っている「相談をするタイミング」と「上手な相談のコツ」

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 問題解決を早める手段として有効な「相談」。しかし、相談のコツを掴んでいなければ、問題解決を早めるような効果的な相談を行うことはできない。

 生産性のない相談は、解決に繋がらないだけではなく、相手の仕事時間も無駄にしてしまう。

 何も考えずに相談を持ちかけるのではなく、4つのコツを押さえてから質問しよう。

デキる社会人が実践している「相談するタイミングのコツ」

  • 自分一人で解決できないことはすぐに相談する

 疑問についての解決策を考えた上で、「自分一人ではどうにもできない」と思ったら、すぐに相談しよう。

 疑問を放置して「なんとなく」の感覚で物事を進めてしまうと、間違ったやり方で仕事を進めてしまうことになりかねない。

 また、自分で解決できないことについていつまでも考えていても仕方がない。しっかりと考え、それでも解決策が出なかったことを伝えた上で迅速に相談しよう。

 仕事の相談であれば、最初に相談する相手は「直属の上司」にしよう。

 その分野への知識・スキルがある直属の上司への相談は、仕事における疑問や悩みを解決に導いてくれる可能性が最も高いからだ。

デキる社会人が実践している「アイディア提案のコツ」

  • 準備をしっかりと整えてから相談する

 新しいアイデアや改善案などを提示したい場合は、準備を整えてから相談に向かおう。

 根拠となるデータをまとめ、プレゼンをする形で相談するのがベストだ。

 軽い相談であれば文書でまとめる必要はないが、明確な根拠と、根拠に基づいた緻密なアイデアの準備は必要だ。

 相談前の準備をしっかりとこなして、会社やプロジェクトにとって生産的な相談ができるように心がけよう。

デキる社会人が実践している「アドバイスをもらえる相談のコツ」

  • 何をどうしたいのか、相談内容を明確にする

 相談をするときは、何をどうしたいのかを明確にしてから相談を持ちかけよう。

 6W2Hの話と重複するが、「相談」の内容は主観的になりがちだ。「うまくいかないんです、どうしましょう?」だけでは、相談相手もアドバイスに困ってしまう。

 「○○が原因で、○○がうまくいかない」「○○を目標にしているのだけど、達成できそうにない。どうしたらいいだろうか」と、詳しい現状や最終的にどうしたいかを提示した上で相談しよう。

 「自分が相談されたときにどう声がけをされたらすぐに問題解決できるか」など、相手の気持ちになった上で相談を行えば、相談相手の上司も解決策を提示しやすくなるだろう。



上司必見! 報告・連絡・相談ができない部下を育てる3つの方法

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 「部下が報告・連絡・相談をしない……」と頭を抱えている上司も多くいるだろう。

 しかし、部下の報告・連絡・相談に対する不得手を嘆く前に、まずは職場環境について自問自答してみよう。

 あなたの職場は報告・連絡・相談がしやすい環境だろうか?

 職場環境に不安のある方は、報告・連絡・相談がしやすい上司や職場全体の雰囲気を作る方法をチェックしてみてほしい。

報連相ができない部下を育てる方法①:会話をしやすい関係を作る

 報告・連絡・相談は、コミュニケーションの一つ。

 部下に報告・連絡・相談を積極的にしてもらうには、コミュニケーションを取りやすい関係を作ることが大切だ

 あなたは部下に近づきがたい印象を与えてはいないだろうか?

 部下としても、関係が良好な上司には話しかけやすいはずだ。

 コミュニケーションが取りやすい上司であれば、たとえ小さなことであっても、部下は報告・連絡・相談をしやすくなる。

 上司は、普段から積極的に部下に話しかけ、「会話をしやすい関係作り=報告・連絡・相談をしやすい関係作り」を心がけよう。

報連相ができない部下を育てる方法②:報告・連絡・相談を真摯に聞く

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 部下からの報告・連絡・相談を受けるときは、少し忙しくても一旦手を止めて、部下の方に顔を向けて話を聞こう。

 せっかく部下が報告・連絡・相談をしているのに、受け手の上司の態度が悪ければ、部下も「この人、私の話を聞いてないな」「この人に報告・連絡・相談をしたくないな」と感じてしまう。

 何か作業をしながらで相槌がない、顔を背けているなどの態度は厳禁だ。

 報告・連絡・相談を受けるときは、部下に「この人は私の話を真剣に聞いてくれている」と感じさせるような態度を心がけよう。

報連相ができない部下を育てる方法③:部下に笑顔で声をかける

 部下が報告・連絡・相談をしないのであれば、こちらから声をかけよう。

 「進捗どう?」「今どんな感じ?」などと、笑顔で気さくに声をかけることが大切だ。

 上司に明るく「進捗どう?」と声をかけられれば、部下も経過を報告しやすくなるだろう。

 また、報告・連絡・相談ができない部下は、どのタイミングで何を報告・連絡・相談すればいいかわかっていないケースが多い。

 報告・連絡・相談することを上司から促せば、部下も「上司がどのタイミングで何を知りたいのか」判断することができ、以降の報連相の改善へと繋がるはずだ。

スピード感のある企業で求められる「かくれんぼう」

 ここまで報告・連絡・相談について解説してきたが、最近では「かくれんぼう」という言葉をよく耳にするようになっている。

なぜ「相談」ではなく「確認」が必要なのか?

 「かくれんぼう」は、確認・連絡・報告の略のこと。

 報連相の「相談」の場合、「次の打ち手がわからないです……どうしたらいいでしょうか?」というような相談も許される。

 しかし、スピード感を重視している会社は「どうしたらいいでしょうか?」という質問を「指示待ちの相談」だと捉える可能性もある。

 スピーディーに仕事を回すことを求めている会社で働く場合は、以下のように「確認」することがおすすめだ。

次、どうすればいいかわからず詰まってしまいました。これを打開するために、〇〇しようと考えています。この方向で進めてよろしいでしょうか?

 確認をする際に提案したやり方でOKならば、上司はGOサインを出すのみ。ダメな場合はフィードバックをして、より良い方法を導き出すだけだ。

 自主的に考えてから部下に質問してもらいたい上司は、「確認・連絡・報告」を取り入れることを検討してみよう。


 報告・連絡・相談は、ビジネスにおける基礎中の基礎。

 報告・連絡・相談を怠ると、問題解決が遅れたり、上司や会社に迷惑をかけたりと、散々な目にあうことも。

 報告・連絡・相談に不安があるというビジネスパーソンは、本記事を参考にして報告・連絡・相談のコツをマスターし、デキる社会人への第一歩を踏み出そう。

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