1. ルーチンワークでは効果なし!意味のある「報連相」を行うために重要なポイント

ルーチンワークでは効果なし!意味のある「報連相」を行うために重要なポイント

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 仕事を進める上で、「報連相」が重要だということは多くのビジネスパーソンが認識していることでしょう。しかし、報連相を行うことが必須になりつつある今、効果的に実施しなければ、一日に何十件も報連相を受ける上司や取引先の印象に残すことはできません。ここでは、仕事において効果的に報連相を果たす為に大切にすべきポイントをご紹介いたします。

報連相を行う前に、何について述べるか宣言する

 自分自身は、相談のつもりで話した内容だったとしても、相手にとってはただの連絡内容だと思われてしまうことがあります。また、報告をしたつもりになっていても「どうして報告をしないんだ」と言われてしまうこともあるでしょう。

 このような状況は、互いの認識の違いが原因となっていることが大半です。認識のズレを防ぐには、内容を伝える前に、「宣言」をすることが大切です。「私は今から○○(伝えたい内容)を『報告、連絡、相談』します。」と、前もって宣言することで、内容を効果的に伝えることができます。

話す時の表情を意図的に作る

 報連相を効果的に行うには、その時のビジュアルを意識することは必須です。人は、伝えている内容よりもその時の雰囲気、見た目、話し方などを強く記憶します。喜怒哀楽の感情を持って、話す時に表情を作ることで効果的に報連相を行えるでしょう。

 報告の時は、目を開け、口は快活に、声は大きめに、表情を明るくすることで達成感を演出します。報告された方も明るい印象を持った方が好評価を下すことが多いです。連絡の際は、ゆっくり確実に話し、抑揚を大きくつけず、強調したい大切な部分を正確に話すことを心がけてください。

 連絡の途中で表情をあまり変えないようにするのがポイントです。相談の際は、表情をやや暗く、深刻そうに、少し声のトーンを落とした状態で伝えるのが良いでしょう。ただし、あまりにも深刻になりすぎてしまったり、話している内容と表情が一致しないと逆に聞き手の不信感を買ってしまうので注意しましょう。

報連相を繰り返し、事実をバックアップしておく

 報連相においては、「言った」「聞いていない」という誤解が多く生まれがち。それを防ぐには、話した内容のバックアップをとっておくことをお勧めします。

 口頭で報連相を行った場合は、メールや文書にて同じ内容を聞き手に渡しておく。逆の場合は、確認の意味を込めて「念のためですが」と前置きをおいて口頭でも説明するようにしましょう。バックアップは誤解を防ぐだけではなく、聞き手にも繰り返し情報を刷り込ませることで効果的に印象に残すことができます。


 報連相を効果的にし続けるには、ほんの少しの工夫が必要です。自分の伝えたい内容が無駄にならないような工夫を常に心がけましょう。

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