1. 仕事全体の流れを把握することから始める!仕事の「計画」を立てることが苦手な人が実践すべきコト

仕事全体の流れを把握することから始める!仕事の「計画」を立てることが苦手な人が実践すべきコト

by tonyhall
 仕事を効率よく処理していくためには、計画を立てることが重要になります。計画を立てることでペース配分を考えながら仕事ができるようになり、期日までに完璧に仕事を仕上げられる体制を整えることができるでしょう。

 計画を立てるのが苦手、という人はまずはじめにすべきことがあります。必要なことをしないで計画を立てようとしても、うまく計画を立てることは不可能です。今回は、仕事の計画をたてることが苦手な人が、まず始めるべきことを紹介します。

1. 仕事の全容を把握する

 仕事の全容を把握しなければ、全体の流れを考えて計画を立てることは不可能です。目の前にある仕事ばかりに気を取られていると、期日までに仕事を終了させる計画は立てられません。

 まず最初に仕事の全容の把握に努め、必要な仕事量がどのくらいかを掴みましょう。全ての仕事を終えるのに必要な労働力はどれくらいなのかを把握しなければ、ペース配分を考慮した計画を立てることはできません。最初の段階で仕事を完成させるのに必要な総作業量を正確に把握することができれば、期日に合わせて上手に計画を立てることが可能になります。

2. 処理可能量を確かめる

 どのくらいの仕事をこなすことができるのか、という要素を数値化したものを処理可能量といいます。処理可能量を把握することで、全体の仕事を完成させるまでに必要な最低日数を割り出すことができます。

 仕事の全体量が書類100枚だった場合、一日の処理可能量が書類10枚であれば10日必要になりますし、処理可能量が書類5枚であれば20日間かかることになるでしょう。

 処理可能量を正確に数値化することが難しい仕事もありますが、おおよその目安を図ることはできるはず。処理可能量をもとにスケジュールを当てはめていけば、計画を立てるのが苦手な人でも簡単に仕事の計画をたてることができます。

 一人の処理可能量では仕事が終わらないときは、作業人員を増やすことで問題は解決します。仕事の全体量が書類100枚、一日の処理可能量が書類10枚、期日が5日の場合は、二人で作業する計画を立てれば期日までに仕事は完成するでしょう。

3. 必要なものを把握する

 仕事をするためには、必要な機材や予算を把握しなくてはいけません。計画を立てる段階で必要なものを調べ、きちんと計画に盛り込んでおく必要があります。計画を立てるのが苦手な人は、必要なものを確認せずに仕事を始めてしまい、必要になった段階であわてて調達しようとしてしまいます。それでは仕事の効率が悪化してしまい、期日までに完成しない可能性が出てきてしまうでしょう。

 最初の段階で必要なものを確認しておけば、必要な時に必要な分だけ投入することが可能になり、最適な状態で仕事を計画通り進めることができます。


 仕事の計画を立てることは難しい作業ではありません。仕事全体の流れを把握し、必要な要素を正しくあてはめていけば、仕事の計画は完成します。

 ただし、ある程度余裕を持った計画を立てておかないと、ちょっとしたトラブルが起きただけで仕事の完成が不可能になってしまうでしょう。計画を立てるときは、効率と余裕の両方に配慮することが重要です。

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