1. 意外な所に大きな効果アリ!自社でのペーパーレス化を提案&導入することでのメリット

意外な所に大きな効果アリ!自社でのペーパーレス化を提案&導入することでのメリット

by regan76
 企業におけるペーパーレス化を考えたことがある人はいるでしょうか?既に進んでいる会社もありますが、なかなか進まない会社も多いはずです。これは企業におけるセキュリティを考えれば当然のことです。

 しかし、情報化の進む現代社会において、企業における電子文書の扱いがずさんなモノになってしまっていては致命傷に繋がることもあります。もし、会社においてそのような認識を持っているのであれば、今回の記事を参考に提案を考えてみましょう。

 ここでは、ペーパーレス化よるメリットと、そのために必要なものについて見ていきます。

1. ペーパーレス化によるメリット

 まずは、ペーパーレス化によるメリットをざっくりと羅列し、その後そのメリットについて理解を深めましょう。 

・書類の回覧にそれほど手間がかからず、業務が効率化できます。
・書庫の必要が最小限になります。紙文書で保管しなければならないものだけに限定でき 、空いたスペースを仕事場に使えます。
・見つからない書類もすぐに見つかり、書類探しの手間が大幅に減ります。
・個人のパソコンに眠っている貴重なノウハウ文書を、棚卸しできます。
・書類がどこからでもアクセスできるので、自分の部署にいなくても使えます。
・顧客に要求された文書もすぐに送ることができます。
・物品の管理、会議室の予約等紙での管理が、分かり易くなり重複もなくなります。

 こうして見ると、ペーパーレス化によるメリットは、業務の効率化と営業の際の顧客への資料提供の2点があると言えます。さらにこれに加え、もし、資料が電子媒体できちんと保存され、誰でもアクセス出来る環境が整っていれば、社員が自主的に会社のことについて調べ、主体性の向上を促すということにも繋がるでしょう。

2. ペーパーレス化に必要なもの

 ただ、ペーパーレス化には経費もかかります。もし、ペーパーレス化を提案するのであれば、何が必要となるのかはきちんと把握しておかなければならないでしょう。下記に具体的に述べますので参考にしてみましょう。

・データを保存するサーバー
・紙文書を電子化する手順、電子文書の保管する手順。また、教育方針、スケジュール
・紙との棲み分けを明確な規定
・電子文書を社内回覧する手順をまとめること
・社内にはまだ紙でないという人に対する、意思統一
・仕事に試験検査がある場合、検査記録などを電子化する手続き・仕組みが必要

 ペーパーレス化に必要な事をやり遂げるためには、経費がかかります。初めはコストがかからない程度の、身の回りのペーパーレス化から始めて行き、同時に予算化するためのスケジュールと、段階ごとのペーパーレス化による効果を提案していきましょう。

3. まとめ

 ペーパーレス化といっても簡単にはいきません。なぜならこれまでの紙媒体の仕組みを壊して新しい仕組みを作ることになるからです。また、セキュリティやファイル構造などのハードに関する問題も多くあります。しかし、企業のペーパーレス化を進めないことは将来のリスクに繋がります。検討の余地が少しでもあるなら、しっかりと且つ迅速に進めていきましょう。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する