1. 作業効率化!時間をかけることなく仕事の優先順位を付けるための方法

作業効率化!時間をかけることなく仕事の優先順位を付けるための方法

by Goran Zec
 仕事をする上で、自分の抱えている仕事をリストアップして優先順位をつけるということは、業務を効率的に行うことができる良い方法です。この優先順位をつける時のやり方ですが、仕事の項目を考えるのだから、職場で業務時間内に行いたいと考える人が多いかと思います。
 
 しかし、仮にこの優先順位をつける仕事を朝会社に出社してからメモに当日やるべき業務を書き出して、などと行っていると朝の時間はあっという間にすぎて行きます。そして結局、リストは作ったけれど終わらせることができなかったということになりがちです。

優先順位のリストは時間をかけずに作成する

 そもそも優先順位のリストを作成する目的は、効率的に短時間で業務を終わらせるということです。そのため、朝会社に出社したら、その日にやるべき優先度が1番の仕事にさっと取り組めるというのが利点になります。つまり、優先順位のリストを作る時間帯は、朝の時間に作ってはいけないということです。

 最適な時間としては、1日の業務終了後の退社前のわずかな時間を利用することです。人は、時間が決められていて早く帰りたいなどのほかの欲求があると、仕事のスピードはかなり速くなるものなのです。時間を余りかけずに優先順位を考えるコツは、退社前に翌日の優先順位について考えるということです。あるいは、職場から家までの帰宅途中に、考えてしまうのもいいでしょう。通勤が電車であれば、簡単なメモはできます。また、朝の出勤時、出勤途中で考えてしまうのも一つの方法です。通勤時間帯は混雑していたり車での通勤の方もいますので、いちばん最適な時間帯は退社時ということになります。

締切日や期限が先の業務は別のリストを作成する

 締切日や期限が、1~2週間先や1ヶ月先の業務の優先順位のリストについての作り方について考えてみます。優先順位のつける作業は主に前日にはなりますが、期限が先のものについても、なるべく手が空いた隙間時間を上手につかって、事前にやるべき項目などの優先順位について考えておきましょう。

 事前に考えておくことで、1~2週間後の締切日の前日になった時にさっと優先順位を時間をかけることなく考えることができます。そのため、先の期限のものについては業務と業務の間にできた少しの時間を利用して考えておくと、効率的に優先順位のリストが作れるようになります。

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