1. ビジネスシーンに不可欠!「課題管理」を徹底するための方法

ビジネスシーンに不可欠!「課題管理」を徹底するための方法

by BONGURI
 ビジネスにおいて、仕事への課題は永遠に付きまといます。仕事をするということは、決まりきったことを同じやり方で、何年も何十年も行なっていればよいというものではありません。職種によって仕事内容の変化のスピードは違いがあるかもしれませんが、決まりきったことを行なっているような業種でも同じ事務の仕事でも、10年前の処理方法と比べれば全く違うものとなっています。

 仕事とは常に変化をし続けるもので、社会の変化についていけなければその会社の未来はありません。業務内容の効率化と会社への利益増加のためにも、課題をきちんと管理し、遂行するということはとても重要なことなのです。

ポイントは関係者全員との情報の共有

 職場でよくあるトラブルが、上から与えられた課題を提出期限までに行えなかったことや、一部の人だけが課題に対して考えて他の人は全く関知していないということです。

 期限までに課題の資料を提出できない、あるいは課題を行えなかったというのは、その部署の責任者が進捗状況を把握していなかったということからよく起きる事例です。課題に関知しない社員が出てきてしまうのは、課題がどれくらい進んでいるのか、自分たちが課題に対して何を行えばよいのかうまくつかめなかったことに原因があります。

 どちらのパターンについても、必要な情報が関係者全員に伝わらなかったということが大きな原因なのです。そのためにも、関係者が共有で閲覧できるような表を作成する必要があります。この表には、一つの課題に対してこの課や部署ではどのようなことに取り組むべきかという情報を載せていくのです。例えば課題についての内容・課題の詳細・課題の状況・課題の詳細に対するそれぞれの担当者と課題の締切日などです。

 それぞれの担当者を決めてしまうことで、自分がいったい何をいつまでに行うべきかということがしっかりと把握できます。この点がぼんやりしてしまうと、課題を遂行できなかったのは何が原因なのかということが分からないまま終わってしまうことになります。

関係者と進捗状況の定期的な確認

 次に大切なことは、課題に対しての作業の進捗状況を共有しあう場を作ることです。朝礼がある部署であれば、この時間を少し利用してもいいでしょう。あるいは、大きな課題であれば、週に一度、定期的に進捗状況を報告する時間を作ってもいいです。

 そして、その時に作業をする上での問題点なども話し合えれば、課題はきちんと締切日までに間に合わせることができるようになります。

 課題管理は、ビジネスマンとして必ず身に付けておかなくてはいけないスキルの1つです。自分の信頼問題にも関わってきますので、徹底して実践してくようにしましょう。

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