1. プロジェクト遂行の心得!プロジェクト管理の仕事で重要な3つのこと

プロジェクト遂行の心得!プロジェクト管理の仕事で重要な3つのこと

by kanegen
 プロジェクト管理とは、いったいどんな仕事でしょうか?そもそも、その前によく使われてはいるものの、そもそもプロジェクトととは一体何なのかということから考えてみましょう。みなさんの多くは、「プロジェクト」と名の付くものに、一度や二度は参加したことがあるのではないでしょうか。通常の仕事とプロジェクトのその違いは何なのでしょう。

 まず、プロジェクトには明確に「開始」と「終了」がなければなりません。その期間は数週間から数年、数十年とその規模によって様々です。そして、プロジェクトには必ず「達成すべきゴール」と「具体的な目標」が存在します。

 また、プロジェクトとと呼ばれるからには、その仕事ならではの独自性が存在します。独自性のない繰り返し業務はただの通常業務です。過去の事例となんらかの違いがあり、新しいチャレンジ性を持つからこそプロジェクトと呼ばれるのです。そして、未知の領域であるからこそ綿密な管理が必要になり、プロジェクト管理という役割が大切になってくるのです。

何を管理すればよいのか

 一般的に、プロジェクトで管理しなければならないものは大きく分けて「時間」と「お金」に集約されます。早く目標を達成したければ、能力の高い人員・高性能の設備を無尽蔵に投入すればそれだけ質の高い結果を短期間で実現することができるでしょう。

 そのためには、当然それだけ費用も掛かります。したがって成果と費用のバランスをもって、プロジェクトは計画されなければなりません。しかし、プロジェクトは未知の挑戦ですから、時々刻々と状況は変化して計画通りにはいきません。そういう状況下において、予算内・期間内で目標実現するための活動がプロジェクト管理なのです。

具体的なプロジェクト管理活動

 「いつ・だれが・どうやって・いつまで・いくらで」を網羅したものをベースに、それぞれのタスクの関連性を考慮した上で計画は立てられます。その計画を予定通りの実行できているかを定期的に確認し、もし予定に遅れや進みが生じた場合は、関連するメンバーに連絡し必要に応じて計画の見直し・調整をします。そして、その重要性に応じて決められた階層まで報告、場合によっては会議を招集し、計画変更や善後策を策定します。

 プロジェクトにおけるプロジェクト管理は、プレーヤー(実際に作業に携わる人)ではない人が行います。常に冷静な判断が必要であり、プレーヤーは自分の役割に没入しがちで、他の仕事・部門を自分の仕事・部門より軽視してしまう傾向があるためです。

プロジェクト管理に大切なこと

 よく、とりあえずプロジェクトをスタートしてから、メンバーや詳細を決めていったりする場合があります。しかし残念ながら、そういうプロジェクトはたいてい失敗し、ストレスの蓄積や労力と経費の無駄を生むだけに終わります。なぜならば、プロジェクトを開始する前の計画・見積りに、プロジェクトにとって一番大切なカギがあるからです。

 スタート前に、しっかり準備をして備えることが大切なのです。必要なリソース(人員、設備、技術、予算)が確保されるのか、なければどうやって準備するか、なければないなりに対応策や妥協策を準備し、セカンドベストを目指す選択も視野に入れ、それがプロジェクトにとって許容範囲なのかも、きちんと合意されなければなりません。当たって砕けろ的計画は、プロジェクトとは呼びません。

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